WebValley Studio

WebValley Studio

Корпоративная почта: как создать, настроить и администрировать электронную почту на домене сайта компании

Существуют компании, у которых уже есть сайт, фирменный стиль, логотип, зарегистрированный бренд, но общение с клиентами ведётся с условного manager-1@mail.ru В целом, это не критично. Но, как только встаёт вопрос о Email-маркетинге, интеграции почт в различные сервисы, наличии спам-рассылок и жалоб от клиентов, якобы они шлются от лица компании — корпоративная почта на домене становится жёсткой необходимостью, не говоря уже об имиджевых аспектах.

РАССЧИТАТЬ СТОИМОСТЬ

Главная
→
Статьи
→
Корпоративная почта: как создать, настроить и администрировать электронную почту на домене сайта компании

Что такое корпоративная почта и чем она отличается от обычной

Корпоративная почта — примерно такая же, как и обычная, но созданная специально для работы организации, компании, бизнеса или личного бренда. В большинстве случаев она основана на фирменном доменном имени компании. Например, для компании WebValley, сайт которой привязан к домену web-valley.ru, могли бы быть созданы такие почты:

hello@web-valley.ru — могла бы быть общей почтой для входящих писем;
wvs-info@web-valley.ru — могла бы использоваться для отправки автоматических писем о заказе, номере, оплате, чеке или иной информации;
alena@web-valley.ru — могла бы использоваться для коммуникации с клиентами менеджером Алёной.

Однако, в отличие от личной почты, корпоративная имеет опции, которые помогают профессионально вести общение от лица компании, обеспечить безопасность инфы в письмах, контролировать общение сотрудников, а также, при правильном подходе, отправлять рассылки без риска штрафов, блокировки или захламления спам-ящика клиентов.

Можно ли создать корпоративную почту без домена

Создать корпоративную почту без домена невозможно. Название «корпоративная» придумали маркетологи, а изначально — это доменная почта.

Доменное имя (домен, например web-valley.ru) — это уникальный адрес в интернете, который привязывается к одному лицу или компании, используется для идентификации, подтверждается. Чтобы было проще понять — это как симка для телефона, которую можно приобрести, только предоставив паспортные данные. Домен покупается, продаётся, на него оформляются права, он накапливает историю в поисковых системах, во многих случаях домен — это товарный знак. Это не просто набор букв, который вводится в поиске =))

В случае корпоративной почты домен выступает площадкой для создания уникальных Email-адресов, например, manager@web-valley.ru. Корпоративная почта без домена просто теряет смысл, потому что адрес будет выглядеть как обычный, например, @gmail.com или @yandex.ru, а не как корпоративный.

При этом заводить сайт — необязательно. Доменные имена покупаются не только для создания сайтов, но и для других задач, например, для корпоративной почты, использования облачных сервисов, для перепродажи или просто идентификации компании в интернете. Стоит домен недорого — в среднем от 200 руб в год за домен в зоне ru, рф. Покупаются домены у регистраторов, мы рекомендуем РегРу.

Плюсы корпоративной почты: зачем она нужна и стоит ли заморачиваться

Корпоративная почта поддерживает бренд, запоминаемость, узнаваемость. Адрес с доменом компании воспринимается как более надёжный. Доменная почта предоставляет централизованные инструменты для администрирования и работы, автоматизации бизнес-процессов, предлагает более высокий уровень защищённости информации, задаёт стандарты в общении между сотрудниками и внешними контактами.

Доверие к организации

Корпоративная почта на собственном домене — это не просто удобно, но ещё важно для сохранения доверия и защиты вашей репутации. Письма с адресов общественных сервисов, вроде Mail, Yandex, вызывают сомнения — ведь такие адреса может создать кто угодно, включая мошенников. Также у клиента могут закрасться подозрения, что он работает не с компанией, а с фрилансером или набором отдельных людей. Доменка — прозрачна: любой пользователь может быстро проверить доменное имя в адресе почты (@web-valley.ru) через поиск в Яндексе или просто перейти по ссылке на сайт компании. Так он может убедиться, что вы действительно реальная организация, а не тот, кто лишь выдаёт себя за вашу компанию.

В условиях, когда мошенничество процветает, рассылаются поддельные письма с адресов, похожих на корпоративные, клиент или партнёр сможет распознать фейк по отсутствию корпоративного домена. Например, мошенники могут отправить письмо от company@gmail.com, выдавая себя за компанию. Но мошенник никак не сможет использовать ваш зарегистрированный домен без получения доступа к нему. Почта на домене — гарантия подлинности для ваших клиентов или партнёров.
Выглядит солиднее

Письма с обычной почты воспринимаются непрофессионально: а есть ли вообще компания? Или это 2 добрые девушки выдают себя за фирму? Когда клиент или партнёр видит, что письмо пришло с корпоративного почтового адреса, а домен этого адреса совпадает с официальным сайтом компании, это сразу создаёт впечатление о надёжной, реальной организации. А использование общедоступной почты, может выглядеть несерьёзно, особенно для компаний, работающих в B2B-секторе, более того — приводить к серьёзным репутационным рискам. Если в вашей компании больше 10 сотрудников, проконтролировать отправку писем с личных почт, их названия, подпись сотрудника в теле письма — сложная рутинная задача. Согласитесь, будет очень стрёмно, если сотрудник вашего отдела, не задумываясь, напишет ключевому клиенту письмо со странным названием почты или именем, привязанным к ней:

Реальный пример письма с волшебной личной почты

Безопасность и конфиденциальность

Корпоративная почта на домене с использованием профессиональных почтовых сервисов (например, Google Workspace, Microsoft 365, Яндекс 360, VK Workspace, других), обеспечивает надёжный уровень безопасности, защиту от подделки отправителя и конфиденциальность отправляемых писем. Есть ряд механизмов, которые помогают защитить ваши сообщения от угроз и утечки данных:

Шифрование данных, когда письмо находится в пути

Содержимое письма конвертируется в зашифрованный формат, который может быть расшифрован только на стороне получателя. Это предотвращает перехват данных левыми людьми или ботами во время передачи данных через открытые сети. Все крупные провайдеры корпоративной почты автоматически используют шифрование TLS (Transport Layer Security) для всех отправляемых писем. Благодаря этому, текст, вложения и другие данные будут зашифрованы во время передачи между почтовыми серверами. Если у получателя также настроена почта с поддержкой TLS, данные гарантированно передаются в зашифрованном виде. Если TLS не используется получателем, ваш провайдер почты может предупредить о рисках. Таким образом, если вам важна конфиденциальность информации, отправляемой через электронную почту, то с корпоративной почтой можно не париться — перехват содержимого письма при отправке становится практически невозможным.
Шифрование данных на месте, когда письмо получено или отправлено

Для сохранения конфиденциальности письма, всё его содержимое также шифруется, когда письмо хранится в почтовых хранилищах провайдера. Большинство современных провайдеров корпоративной почты применяют AES-256 (стандарт высокоуровневого шифрования) для всего содержимого почтовых ящиков, включая отправленные и полученные письма. Это означает, что даже если злоумышленнику каким-то образом удастся получить доступ к вашему почтовому серверу на программном уровне, без ключа доступа он не сможет расшифровать зашифрованные письма.
Антиспам и аутентификация (SPF, DKIM, DMARC)

Корпоративная почта позволяет установить специальные записи в домен для аутентификации отправленных писем, защищая вас и ваших адресатов от подделки этих писем (спуфинга). Это важно для сохранения доверия к компании и предотвращения обмана клиентов мошенниками.

Как это работает:

SPF запись (Sender Policy Framework). Указывает, какие почтовые серверы имеют право отправлять письма от имени вашего домена. Например: ваш домен, какой-нибудь сервис для рассылок, ну и ещё пара сервисов. Это предотвращает случаи, когда мошенники, через сторонние сервисы, пытаются отправить поддельные письма с домена вашей компании.

DKIM запись (DomainKeys Identified Mail). DKIM добавляет цифровую подпись к каждому исходящему письму. Сервер клиента, даже если это обычная Mail ru почта, проверяет подпись, чтобы убедиться, что письмо действительно отправлено вами, а его содержимое не изменилось во время передачи. В письме есть зашифрованные данные о том, кем и когда оно было отправлено, и, если в нём нет DKIM или данные об отправителе расходятся с тем, что прописано в DNS-записях домена, письмо отправится в спам.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance). Этот механизм работает как политика защиты пользователей от спама и фишинговых писем (писем для кражи данных, включая логины, пароли и т. п.). Мошенники, маскируясь под сотрудника или отдел компании, шлют фишинговые письма через E-mail рассылки, используя или имитируя реальный домен компании. Если пользователь следует инструкциям из такого письма, он теряет доступы, логины, пароли, а зачастую и деньги. В свою очередь, компания получает репутационный ущерб. Если у компании (у домена) прописан DMARC, то такое письмо либо не будет доставлено, либо будет помечено как подозрительное.

Этот протокол отвечает за настройку, которая проверяет, совпадают ли результаты SPF и DKIM, и указывает вашему почтовому серверу, что делать с подозрительными письмами, например, отклонять их или помечать как подозрительные.
Контроль доступов

Системы корпоративной почты содержат админку для управления почтами отделов, сотрудников, а также встроенную современную систему аутентификации пользователя:

Двухфакторная аутентификация (2FA). Это дополнительный уровень защиты учётной записи. Даже если пароль сотрудника будет подобран злоумышленником, доступ к почте останется невозможным без временного кода, который, как правило, направляется сотруднику в СМС.

Управление доступом и ролями в админке. Администратор почтовой системы может ограничить доступ к почтовым ящикам для сотрудников, задав для них индивидуальные права, включая настройки безопасности.

Удалённое быстрое отключение. Если уволенный сотрудник или подозреваемый злоумышленник получил доступ к какому-либо ящику, администратор может мгновенно удалить или заблокировать учётную запись, а также перенаправить её письма на другой ящик.

Защита от вирусов

С корпоративной почтой вы можете быть уверены, что вирус с компьютера вашего сотрудника вместе с письмом не улетит клиенту, а клиент не заразит вашу систему своим вирусом. Большинство корпоративных почтовых сервисов имеют встроенные механизмы защиты от вирусов и вредоносного ПО, включая специальные фильтры безопасности.

Общая фильтрация

По умолчанию, корпоративные почтовые системы применяют правила для распознавания подозрительных писем (например, письма с опасным содержанием или подозрительными подписями), могут помечать их, как потенциально вредоносные, отправлять в спам, блокировать, удалять.
Сканирование данных в письме

Вложения в электронных письмах сканируются на наличие вирусов и других угроз перед тем, как письмо будет доставлено получателю. Если найдено заражённое вложение, оно может быть заблокировано или удалено.
Сканирование ссылок в письме

Почтовые сервисы могут проверять ссылки в сообщениях, чтобы определить, ведут ли они на вредоносные сайты или на ресурсы, подверженные риску.

Также на стороне корпоративного почтового сервиса зачастую блокируется приёмка или отправка вложений с исполнением скриптов или вредоносного кода.

Однако все эти механизмы не отменяют вероятности, что ваше устройство или устройство получателя может стать источником заражения через письма. Например, если вредоносный код находится в теле письма или в файле, который при определённых условиях остаётся нераспознанным. Такие риски надо минимизировать самостоятельно — настраивать SPF, DKIM, DMARC, фильтрацию, антивирус на устройствах, защищать почтовые ящики шифрованием и двухфакторной аутентификацией, обновлять антивирусное ПО на своих устройствах, для особо значимых масштабных случаев — использовать не только встроенные почтовые средства защиты, но и внешние решения для защиты корпоративной сети, например, межсетевые экраны, фильтры веб-активности.

Для малого и среднего бизнеса в целях защиты от вирусов мы рекомендуем выполнять две простейшие задачи:

Обучать сотрудников правилам кибербезопасности: не нажимать на подозрительные ссылки, избегать работы с подозрительными приложениями и вложениями, прописать дополнительные инструкции для тех, кто слабо владеет компьютером.
Регулярно обновлять антивирусное ПО на компьютерах сотрудников, включая сканирование их устройств на наличие вредоносного ПО. Поддержание безопасности устройств сотрудников остаётся важнейшим звеном в защите от подобных инцидентов.

Возможность настраивать корпоративную рассылку

Зачастую предприниматели, особенно начинающие, приходят к настройке корпоративной почты только тогда, когда им нужно отправить массовую рассылку, например, какую-нибудь акцию. Почтовые сервисы не позволяют рассылать письма массово с личных почт, они помечаются как спам, а в случае регулярных нарушений ящик блокируется. Разница между личной почтой и корпоративной почтой в контексте рассылок связана как с техническими ограничениями, так и с практическими, юридическими и репутационными аспектами.

Технические ограничения
Для борьбы со спамерами почтовые сервисы Gmail, Yahoo, Mail, Yandex ограничивают массовые рассылки:
- Есть ограничение на количество писем, которое можно отправить за день, например, в Gmail — 500 адресатов.
- Блокировка внешних автоматизированных систем для отправки писем.
- Блокировка автописем в случае подозрительности. Вряд ли вы с личной почты сможете автоматически отправить «Спасибо за покупку, ваш чек во вложении».
Корпоративные почтовые системы, в отличие от личных, предназначены для работы бизнеса. Они позволяют отправлять уведомления, маркетинговые материалы, важные новости сотрудникам или клиентам. А личная почта не даёт ничего полезного, кроме отправки письма =))

Несколько примеров из реальных бизнес-задач:
- Персонализированные письма, содержащие хотя бы имя клиента, нужно отправлять вручную или с помощью сторонних инструментов, что неудобно, нарушает правила сервиса, недоступно в автоматическом режиме.
- Нет встроенных инструментов аналитики: отслеживания открытия писем, кликов по ссылкам, управления подписчиками, автоматической сегментации базы на группы по общим признакам.
- Корпоративная система может быть интегрирована с профессиональными инструментами для Email-маркетинга или CRM-системой, например, Mailchimp, SendGrid, Unisender, Bitrix24, AmoCRM, благодаря чему вы можете отправлять массовые рассылки, рекламные предложения, персонализированные письма, автоматические письма с уведомлениями без нарушения законодательства или риска блокировки.
Репутационные аспекты

Личная почта использует публичный общий домен, например, Mail ru, репутация которого формируется всем сообществом пользователей, использующих данный домен. Один злоумышленник, отправляющий спам с Mail ru, может повлиять на репутацию всей платформы. Поэтому компании запрещают массовые рассылки с таких адресов.

Все доступные провайдеры, даже если вы будете вручную слать каждое письмо по какой-то купленной или накопленной базе, считывают содержимое писем, скорость отправки, другие параметры. В 99% случаев, начиная со случайного по счёту письма, отправка с личной почты вызовет срабатывание антиспам-фильтров у получателя, либо письмо будет помечено как подозрительное. Так что прочитавших такую рассылку будет катастрофически мало. Для улучшения доставляемости используются специальные DNS-записи домена, которые возможны только в корпоративной почтовой системе.

Корпоративная почта настроена на собственном домене компании, поэтому бизнес самостоятельно контролирует репутацию этого домена. Создавая почту на домене, организация берёт на себя ответственность за рассылки, корректно настраивая SPF, DKIM и DMARC записи (напомним, эти протоколы защищают от отправки писем мошенниками, и уменьшают шанс попадания ваших писем в спам). Почтовые провайдеры следят за репутацией домена, вашего личного корпоративного почтового сервиса, накапливают статистику кликов на «Спам». Но если вы яростный спамер, вас и на корпоративной системе заблокируют, а сверху ещё пару жалоб прилетит с юридической составляющей.
Юридические риски
В каждой стране есть законодательство о спаме. Для корпоративных рассылок бизнес обязан соблюдать нормативы и законы (например, GDPR в Европе, CAN-SPAM Act в США, 38-ФЗ и 152-ФЗ в РФ). Отправка рассылок или рекламных материалов подразумевает согласие получателей на получение этих рассылок (opt-in), возможность отписаться (unsubscribe) и другие нормы. Личная почта не предназначена для систематической обработки таких требований закона, и использование личного E-mail для массовой рассылки может обернуться юридическими последствиями, особенно если кто-то пожалуется. Сейчас люди откровенно задолбались, почты переполнены спамом, поэтому число жалоб неуклонно растёт.

В РФ штрафы за спам составляют:
- для граждан: от 2 000 до 2 500 рублей;
- для должностных лиц: от 4 000 до 20 000 рублей;
- для юридических лиц: от 100 000 до 500 000 рублей.
Один из рисков рассылки с личной почты — провайдеры могут заморозить или полностью заблокировать учётную запись личной почты за массовую корпоративную рассылку, особенно если жалобы на спам будут увеличиваться. Но с большой вероятностью последствия будут гораздо хуже. Даже если вы юрик, а шлёте письма как гражданин с личной почты, поверьте, доказать, что вы слали спам, как гражданин, будет практически невозможно. Кроме того, данные штрафы подразумевают каждый выявленный случай. Так что максимальный штраф может привести к неподъёмной сумме.

Личная почта — это личная почта =)) Она нужна для персонального использования, ограничивается провайдерами, чтобы предотвратить её использование для массового спама. Корпоративная почта, её методы проверки, функциональные возможности разработаны с учётом задач бизнеса, включая массовые законные рассылки, с акцентом на соблюдение норм безопасности, законодательства. Поэтому, чтобы отправлять рассылки, корпоративная почта — неизбежная необходимость. Без этого шанс доставки рассылок стремится к нулю, попутно накидывая говна на вентилятор со стороны технических, юридических, репутационных нюансов.

Инструмент защиты компании

Корпоративная почта — важный инструмент для защиты в суде, если она используется правильно и грамотно организована. Однако, чтобы переписка по электронной почте была принята судом как доказательство, нужно учитывать несколько ключевых моментов:

Признание электронной почты официальным каналом связи

В большинстве случаев для того, чтобы переписка через корпоративную электронную почту считалась надлежащим доказательством, необходимо заранее согласовать это с контрагентом. Это нужно прописать в договоре. Например, указать, что обмен информацией или уведомлениями осуществляется через указанные адреса электронной почты, которые являются официальными, а сообщения, отправленные с таких электронных адресов, имеют юридическую силу.

Пример формулировки:

«Стороны признают электронную переписку, осуществляемую с корпоративных адресов электронной почты, надлежащим способом связи, и допускают её использование в качестве доказательства для разрешения споров».

Фиксация конкретных адресов электронной почты

Важно, чтобы в договоре были чётко прописаны корпоративные адреса, используемые для взаимодействия. Например:
«Стороны признают следующие адреса для деловой переписки: …»

Если отправка или получение сообщения происходит с корпоративных или обычных почтовых адресов, которые не указаны в соглашении, суд может не признать переписку надлежащим доказательством.
Проблемы с мессенджерами и социальными сетями

Деловая переписка в мессенджерах и социальных сетях считается менее серьёзной и имеет меньшую юридическую силу, как и личная почта. В отличие от них, корпоративная официальная почта на домене легко поддаётся проверке на подлинность через логи почтовых серверов, записи в домене и IP-адреса, а также с помощью свидетельства о владельце домена.

Пример свидетельства о регистрации доменного имени

Основные сложности с соцсетями, мессенджерами, личной некорпоративной почтой:

Вы не можете гарантировать, что аккаунт действительно принадлежит конкретному человеку. Например, кто и под каким именем пишет в личном чате.
Мессенджеры, например, WhatsApp, Telegram, не предоставляют контрагентам таких гарантий, как верификация личности.
Суд может потребовать дополнительно заверить переписку у нотариуса, что создаст неудобства и лишние расходы.

Автоматизация бизнес-процессов

С помощью корпоративной почты можно автоматизировать ряд бизнес-процессов, тем самым упростить повседневные задачи персонала, повысить продуктивность команды, минимизировать ручные операции. Автоматизация позволяет без участия сотрудника обрабатывать стандартные запросы, уведомления, действия.

Разберём на реальных примерах:

Автоответ от сотрудника в отпуске

Когда сотрудник уходит в отпуск или отсутствует по другим причинам, можно настроить автоответчик, причём персонализировать его для внутренних писем (с корпоративных адресов), а также отдельно для внешних (например, клиентов).

Пример такого письма:

Переадресация входящих писем при неправильном вводе почтового адреса

Часто по невнимательности клиент при отправке вам письма ошибается в адресе и, условно, вместо alena@mycompany.ru может отправить письмо на lena@mycompany.ru. В таких случаях корпоративная почта позволяет распознать данные письма и перенаправить их автоматически на специальный ящик для потеряшек.

Автоматические ответы для частых запросов
Если сотрудники часто отвечают на однотипные запросы, например, прайс, запросы клиентов, заявки в техподдержку, можно настроить целую кучу автоматических действий, но самые популярные:
- Шаблоны ответов. Предварительно заготовить текст ответа и выбирать его из списка шаблонов для быстрого отправления.

Автоматизация для входящих писем с помощью правил. Например, если в теме письма указано «Запрос коммерческого предложения», система пересылает его ответственному менеджеру с заранее прописанным письмом.

Автоматическое создание заказа в CRM системе

При получении письма можно автоматически создавать контакт, сделку в CRM-системах и, далее, автоматически назначить ответственного менеджера за эту сделку.

Автоматические сценарии на основе содержимого письма
Можно запускать автоматические сценарии, например:
- Письма с указанием «Срочно» в теме маркируются флажком и автоматически ставятся задачей в планировщике;
- Поступивший запрос от клиента автоматически создаёт задачу в системе управления проектами (Trello, Jira, Asana) с привязкой к ответственному;
- Перенаправление запросов: если письмо с определённой темой или от конкретного отправителя требует информирования нескольких сотрудников, можно настроить автоматическое дублирование письма группе, например, всем участникам отдела продаж.
Автоматическая постановка задачи

Вы можете привязать корпоративную почту к таск-менеджерам и автоматически отправлять напоминания и уведомления: клиенту — оплатить, подписать, сотруднику — напомнить о сроках, а руководителю присылать уведомления при пропущенном сроке выполнения задачи сотрудником.
Автоматизация работы корпоративного портала

Корпоративная почта позволяет автоматически работать с заявками внутри компании: сотрудник подаёт заявку на отпуск или командировку через корпоративную систему, например, Bitrix24, а автоматизация отправляет мейлы со статусами: «Принято», «Ожидает одобрения», «Утверждено».
Автоматизация обучения и адаптация новых сотрудников

Корпоративная почта может быть интегрирована с LMS-системами (системами управления обучением, а-ля Геткурс) для отправки материалов. К примеру, после регистрации в системе HR-платформы, новому сотруднику приходит приветственное письмо с доступом к обучению, напоминание о сроках прохождения обучения, приглашение на общий вебинар. Руководителю отправляется раз в N дней статистика, метрики, результаты прохождения обучения новым сотрудником, сводка по всем новичкам.
Персонализация массовых рассылок

Можно отправлять клиентам персонализированные письма с учётом их имени, истории покупок или запросов. К примеру, у вас салон Оптики. С помощью CRM-системы вы отслеживаете покупку контактных линз на 30 дней. За 6 дней до того, как линзы у покупателя закончатся — автоматически отправляется письмо с уведомлением о том, что у покупателя заканчиваются линзы и для него действует спецпредложение на повторный заказ.

Сценариев может быть бесконечное множество. Автоматизация корпоративной почты — мощный инструмент для упрощения бизнес-процессов, однако все эти механики продумываются индивидуально под каждый бизнес. Используя комбинацию автоответов, переадресаций, шаблонов сообщений, интеграций с планировщиками, календарями и CRM, компания может сэкономить время и повысить эффективность бизнеса со всех сторон, включая продажи, лояльность к бренду. Это возможно лишь с корпоративной почтой.

Заказать настройку корпоративной почты

Где лучше делать корпоративную почту: сервисы, системы, серверы

При выборе платформы для корпоративной почты важно учитывать надёжность, доступность, безопасность, стоимость, возможности интеграции с другими сервисами и инструментами для бизнеса.

Корпоративная почта на своём сервере
Даёт полный контроль над данными: вы самостоятельно администрируете сервер, храните все письма внутри компании, безгранично управляете безопасностью, конфиденциальностью, фильтрацией. Корпоративная почта на своём сервере даёт максимальную степень кастомизации — возможно настроить сервер как угодно под потребности вашего бизнеса. Здесь нет зависимости от функционала или ограничений внешних провайдеров.

Недостатки:
- Высокая стоимость поддержания: нужен квалифицированный администратор для настройки, обслуживания, регулярных обновлений и обеспечения безопасности.
- Требуется физическое оборудование и инфраструктура, либо аренда сервера в дата-центре.
- Низкая масштабируемость: при увеличении компании, числа сотрудников, операций с данными писем, ресурсы сервера могут стать недостаточными.
Данный вариант подходит крупным компаниям с большим объёмом переписки или числом сотрудников, с повышенными требованиями к безопасности. При этом, такая компания должна быть готова поддерживать свою IT-инфраструктуру.
Корпоративная почта на хостинге

Хостинг-провайдеры предлагают возможность не только разместить сайт, но настроить вашу доменную почту вместе с хостингом сайта, хранить на нём Email-историю, администрировать, переадресовывать письма. Вся настройка выполняется в панели управления хостингом вашим администратором, либо сторонним исполнителем под заказ.

Панель управления корпоративной почтой через ISPmanager в РегРу

Как правило каждый хостинг предлагает свой клиент для работы с письмами. У нормальных хостинг-провайдеров он схож с обычной почтой, а возможности корпоративной почты у всех примерно одинаковы. Отличаются только интерфейс и некоторые дополнительные настройки.

Почтовый клиент RegRu

При создании корпоративной почты на хостинге у вас не будет в почте никакой рекламы. Будет всего 1 аккаунт на всё — сайт и почта управляются из одной панели. Хостинг предоставляет возможности быстрого и относительно простого подключения. Кроме того, стоимость всей этой кухни условно бесплатная, так как в большинстве случаев вы оплачиваете хостинг, в рамках которого поставляется услуга доменной почты по умолчанию.

Недостатки:

Ограниченная функциональность: нет мощных инструментов для работы с почтой, например, календарей, интеграции с приложениями. Хотя это условный недостаток, так как всё, что касается аналитики, автоматизации, календарей, можно связать не из корпоративной почты, а из необходимого вам сервиса, к которому будет подключена почта. Например, всё, что описывалось выше: автоматизация задач, создание заказов на входящие письма, пересылка — любые операции могут быть настроены через тот же Bitrix24. И, как правило, так и происходит, независимо от сервиса, через который сделана корпоративная почта. Даже если в ней уже есть таск-трекер, календарь, прочие навороты — всё это с вероятностью в 100% переедет из корпоративной почты в нормальный сервис — CRM-ку, полноценный таск-трекер и т. п. Поэтому считать ли это минусом — ваш выбор. К данной ситуации мы относимся так: меньше доп опций — меньше геморроя при настройке, дополнительных расходов и заморочек.
Небольшие лимиты на объём хранилища и размер писем: хостинг лимитирован по объёму памяти. По факту вы покупаете у регистратора «жёсткий диск», на котором хранится ваша информация, неважно письма, сайт, видосы, пдф-ки, хоть личные фото из Анапы. Хостинг-провайдер за некоторую стоимость даёт вам объём памяти, при превышении этого объёма, придётся повышать тариф и выкупать больше места. Поэтому корп. почта на хостинге может быть ограничена в масштабировании при существенном объёме переписок и числе пользователей.
Менее надёжная защита и ручное резервное копирование (зависит от качества услуги у хостинг-провайдера).

Данный вариант подходит для малого, среднего бизнеса, возможно для крупного — но под вопросом. Чтобы сделать выбор в сторону хостинга, нужно оценить:

Число сотрудников;
Частоту, объём переписки, средний вес писем;
Сроки хранения писем, или регламентировать в компании частоту скачивания истории и архивацию на собственном хранилище;
Возможности, тарифы конкретного провайдера.

Кроме оценки параметров, нужно мысленно согласиться с тем, что вам нафиг не нужны дополнительные сервисы в корпоративной почте, как бы маркетинг других площадок не соблазнял (встроенные календари, задачи, прочее), потому что почта — это почта, а все навороты в другой системе.

Самая лучшая связка, по нашему опыту, корпоративная почта на хостинге чисто для отправки / приёмки писем, а всё остальное — в Битрикс24. По SMTP и IMAP протоколам корпоративную почту на хостинге можно привязать к любому сервису — хоть к Битрикс24, хоть к Microsoft Outlook, хоть к какой-нибудь Thunderbird. К слову в Thunderbird есть календари, задачи, приятный интерфейс, а программа бесплатна.

Корпоративная почта в облаке

Облачные решения позволяют хранить все данные о почте на серверах провайдера, настраивать доступ со всех устройств, а также добавляют возможность автоматического масштабирования. В целом способ максимально схож с предыдущим, только в рамках облака вы покупаете не просто место, но ещё и софт, нужный только под ваши цели. Это надёжное хранилище писем защищено от влияния сбоя локальных систем, с удобным веб-интерфейсом, получше чем на хостинге.

Недостатки те же, что и в хостинге — ограничение памяти, облачные сервисы часто используют модель подписки, безопасность данных зависит от провайдера облака. Тут стоит ориентироваться на крупных провайдеров — Яндекс, Cloud. Из нюансов — чуть сложнее настройка, чуть выше стоимость, чем у хостинга.

Подходит тем же, кто планировал использовать хостинг, но кому нужны дополнительные функции — выделенные сервера, виртуальные машины, прочее. Скорее ближе к среднему или крупному бизнесу, уже использующему облачные ресурсы для своей IT-инфраструктуры.

VK Workspace — корпоративная почта от Mail ru

VK Workspace предлагает корпоративную почту в рамках своей экосистемы (ранее был известен как «МойОфис» для почты). Сервис включает не только корпоративную почту, но ещё различные допы, такие как календарь, редактор документов, настройку администраторов, раздачу памяти для облачного хранилища на каждого пользователя в структуре компании (чтобы хранить файлы в мейл-облаке), возможность перенести DNS-записи домена и управлять ими через админ-панель. Также стоит отметить, все сервисы Мейла хранятся на российских серверах, что соответствует требованиям законодательства РФ.

Недостатки:

Реклама в почтовом клиенте на базовом тарифе;
Несоблюдение ТОП-менеджментом сервиса своих же обещаний. Например, админам, получившим пожизненно расширенное хранилище и 300 пользователей бесплатно, прислали уведомление, что бесплатно будет с 2025 года только 5 пользователей, а место в хранилище сильно сокращается, тем самым обязали оплачивать весьма дорогую подписку;
Уступает в удобстве интерфейса другим аналогичным сервисам;
Ограниченная производительность и инструменты для бизнеса, которые в 90% случаев не нужны, но оплачивать придётся.

Наш личный опыт

Мы использовали корпоративную почту от Mail ru до новогоднего письма в 2024 году с поздравлением и изменением в нём тарифов с угрозой «Мы блокируем всех ваших пользователей, теперь платите и забудьте, что мы там вам обещали». За 2 года до этого Яндекс 360 увеличил стоимость тарифов и заблокировал часть функционала для корпоративных клиентов, что привело к перетоку бизнеса в услуги от Мейла. Тем, кто перешёл, пообещали лакшери условия навсегда — 300 пользователей, большой объём памяти, удобную админку — всё, что нужно малому, среднему бизнесу, бесплатно. Взамен вы смотрите рекламу в почтовом клиенте Мейла и, при необходимости, повышаете тариф, если текущих опций недостаточно. В 2024 перед НГ всем дали по щщам, ограничив место, а также число пользователей до 5 =)) Если не заплатишь — почта всех пользователей будет заблокирована. Классный подарок к НГ=))

Мы оказались одними из «пострадавших» и благополучно переехали на хостинг, вместе с львиной долей наших заказчиков, так как там нет сюрпризов, сервисы нам дополнительные не нужны, нашим заказчикам тоже, рекламы нет, ценник вместо нескольких сотен тысяч рублей в год — 2−3 тысячи за всё. Цены на сервисы ниже.

Наш личный опыт

Данный сервис подходит для малого или среднего бизнеса, преимущественно ориентированного на российский рынок, готового оплачивать подписку за каждого пользователя, при условии, что вы реально будете пользоваться сервисами Мейла, а не только почтой. Если это не так, вам подойдёт корпоративная почта на хостинге или в облаке.

Корпоративная почта Яндекс 360 для бизнеса

Яндекс 360 предлагает мощное решение для бизнеса, хотя в целом это аналог VK Workspace, раскрутившийся раньше конкурентов. Здесь доступны интеграции с Яндекс-сервисами: Диск, Календарь, Мессенджеры, миграция DNS, остальные функции как у Мейла, но, в сравнении с VK WorkSpace, здесь более продвинутый, удобный интерфейс, а также более дорогие тарифы без бесплатной версии. До определённого момента в Яндекс 360 были достаточно выгодные тарифы, однако около 2-х лет назад, сервис существенно подорожал с внедрением дополнительных функций, поэтому мы переезжали в своё время к Мейлу.

На данный момент из недостатков:

Нет бесплатного тарифа, хотя есть пробник;
Функциональность уступает решениям от Microsoft и Google, хотя ценник не малый.

Подходит для российских компаний, которые используют экосистему Яндекса помимо почт, работают в РФ. В целом, всё как с Мейлом, только в другой экосистеме.

Корпоративная почта Gmail от Google
Gmail для бизнеса (в рамках Google Workspace) — мировой лидер среди сервисов корпоративной почты:
- Удобный, интуитивный интерфейс, если вам не нужно что-либо настроить самостоятельно;
- Надёжная защита от спама и вирусов;
- Огромные дополнительные возможности: Документы, Таблицы, Диск, Meet.

Недостатки:

Ключевое — это сложность оплаты, риски ухода сервиса. На данный момент Google постепенно отключает сервисы от России, не исключено, что он полностью закроет возможности для нашего бизнеса.
Высокая стоимость подписки — от 600 ₽ за пользователя. Хотя если вы круглый юзер Google, то цена оправдана.
Данные хранятся на зарубежных серверах, что может быть ограничением для российских компаний или даже нарушением законодательства, например, при хранении персональных данных в Google.

Данный сервис подходит для среднего и крупного бизнеса, который ищет надёжное, удобное, многофункциональное, масштабируемое решение. Если вы пользуетесь только Гугл-документами, Гугл-таблицами, а остальное, кроме почты, вам не нужно, то лучше рассмотреть другие варианты.

Корпоративная почта Рамблер

Рамблер — персональный почтовый сервис, на нём развернуть корпоративную почту нельзя.
Корпоративная почта на Reg ru

Reg ru — один из наиболее известных, удобных, современных регистраторов доменов, предлагающий большую линейку услуг под построение IT-инфраструктуры в облаке. Это хостинги, сервера, облачные решения, выделенные сервера, виртуальные машины — сервисы под большинство задач современного бизнеса.

Мы давно пользуемся Рег Ру, всегда его рекомендуем, так как, помимо общих услуг, сервис предлагает реально удобный современный интерфейс, а также одну из самых эффективных технических поддержек, с какой нам доводилось сталкиваться. Это не проплаченная реклама, а реальная рекомендация. Если доверяете — проверяйте самостоятельно, также можно воспользоваться нашим скидочным промокодом 4BC3−5B26−390D-0952, он разово даст вам —5% на оплату услуг площадки.

Рег ру предлагает 2 решения по корпоративной почте, оба под ключ настраиваются внутри сервиса. Первый способ предполагает покупку почтового домена, второй — покупку домена для сайта, а также хостинга. В обоих случаях вы получаете корпоративную почту, но есть отличия.

В случае если вы приобретаете почтовый домен, то вы не сможете воспользоваться сервисом для остальных задач, например, запустить сайт, загрузить его на хостинг. Домен можно будет перевести в статус обычного, докупить хостинг при необходимости, но без изменения тарификации вы получите только почту.

В случае если вы возьмёте домен и дополнительно хостинг, то вы сможете пользоваться всем функционалом, запускать сайты и прочее, при этом, вам не придётся отдельно покупать почтовый домен или иные услуги — корпоративная почта входит в пакет с хостингом.

Из преимуществ сервиса относительно корпоративной почты можно отметить такие опции:

Интуитивный, понятный, простой, удобный, современный интерфейс в нескольких дизайн-решениях на выбор. Обычно почта на хостинге выглядит страшно топорно. Здесь — максимально приближенно к Gmail, но есть дополнительные темы, привычные пользователям других почт. В общем, эстеты оценят.
Отсутствие назойливой рекламы независимо от тарифов. Многие не обращают внимания на рекламу, но однозначно есть те, кого она заколебала.
Простая настройка, особенно когда домен, хостинг, сайт, корпоративная почта запущены через Рег ру.
Необходимый и достаточный функционал: получение, отправка, пересылка, уведомления о прочтении, фильтрация, автоматическая группировка, анти-спам. Есть также календарь, настройка уведомлений участников в нём.

Из минусов можно отметить, что это корпоративная почта, какой она и должна быть. Без встроенных сервисов презентаций, конференций, таск-трекеров, прочего. Считать ли это минусом — вопрос привычки использования подобного софта.

Второй минус — это почта на хостинге, то есть, вы оплачиваете, условно, 500 рублей за бесконечное число пользователей, но ограничены в объёме хранилища. Если у вас 1000 сотрудников, а также большой объём почтовой переписки с тяжёлыми вложениями, то придётся решать вопросы места на хостинге.

Эта почта отлично подходит для малого, среднего бизнеса, выходит значительно экономичнее, нежели комплексные Google, Мейл, Яндекс, но зависит от числа сотрудников, объёмов почтовой коммуникации, а также вкусовых предпочтений касаемо дополнительных сервисов внутри почты. Для тех, кто пользуется сторонним софтом, а-ля Битрикс24, это не важно.

Beget корпоративная почта

Beget — хостинг-провайдер, предлагающий место и софт для размещения сайтов. Заказав хостинг, вы сможете настроить корпоративную почту. Функционал ничем не отличается от Рег ру, но визуал и удобство сервиса оставляет желать лучшего, отсылая нас куда-то в 2010-е.

Из плюсов — отсутствие рекламы, удобство администрирования (особенно когда сайт, домен, хостинг на beget), достаточный функционал. Из минусов — просадка по современности, удобству интерфейса как внутри всей панели управления, так и в почте.

Корпоративная почта 365 от Microsoft

Почта для бизнеса от Microsoft — Microsoft Exchange — это нечто схожее с Gmail-ом в плане функционала. Она полностью интегрирована в экосистему Microsoft (Outlook, Word, Excel, Teams), предлагает высокий уровень безопасности, возможности тонкой настройки под конкретные потребности бизнеса, резервное копирование, ещё тонну опций. Это — титан, одно из самых массовых решений в мире. Сегодня Outlook = Microsoft Exchange. При этом, сервис поддерживает не только собственную тарификацию, но ещё и входит в подписку Microsoft 365 для бизнеса, поэтому, покупая подписку, вы получаете доступ к нему по умолчанию.

Однако важно понимать, что это комплексное корпоративное решение для крупного бизнеса, которое имеет смысл, когда вся ваша экосистема завязана на Microsoft. Если у вас 10 сотрудников, вряд ли он вам понадобится. Вдобавок, в связи с санкциями, сервис больше недоступен в РФ, как и прочие решения от Microsoft. Из недостатков можно отметить весьма немаленькую стоимость до блокировки, а также существенную сложность в администрировании для начинающих админов. Сервис подходит именно для крупных организаций, использующих продукты Microsoft.

Корпоративная почта Битрикс24

Битрикс24 — мощнейшая CRM-ка для бизнеса любого масштаба, от микрофирм до многотысячных корпораций. Здесь есть всё — от складского учёта, ведения сделок, до календарей, таск-трекера, конструктора сайтов. В Битрикс24 можно настроить корпоративную почту, но важно понимать, что это не покупка или настройка корпоративной почты с нуля, а её интеграция в CRM. То есть, приобрести домен, настроить DNS-ки, фильтрацию, другие стандартные вещи почты на стороне Битрикс24 — вы не сможете. Это лишь оболочка для отправки, приёмки, пересылки.

В Битрикс24 есть несколько решений интеграции почты: Gmail, Outlook, iCloud, Office 365, Exchange, Yahoo!, Aol, Яндекс, Mail ru, а также ваша корпоративная почта на домене в любом ином сервисе, которая поддерживает стандартные протоколы для интеграции (IMAP, POP3).

Суть почты в Битрикс24 состоит не в том, чтобы её там создать, а в том, чтобы связать почту с CRM-системой, а именно:

Сохранять историю коммуникации с каждым клиентом в карточке его сделки;
Уведомлять менеджеров, руководителей о событии в сделке, например, важное письмо от ключевого клиента;
Отправлять рассылки по базе CRM-системы, пользуясь группами, сегментами, интересами, историей покупок и прочим;
Отправлять автоматические письма клиентам с чеком, счётом, документом;
Оперативно или автоматически добавлять новые лиды из входящих писем от новых контактов;
Создавать из письма задачу сотрудникам, добавлять в календарь Битрикса события.

Данное решение бессмысленно без построения работы компании через CRM-ку. Оно идеально подходит для компаний, активно использующих или планирующих внедрить CRM от Битрикс24.

Планируете внедрить CRM Битрикс24 или требуется прокачка возможностей?

Мы комплексно подходим к проектированию CRM-системы, автоматизации бизнес-задач через срм-ку, специализируемся на Битрикс24, знаем все тонкости, нюансы, детально изучаем процессы вашей компании при сотрудничестве — поэтому знаем, как решить ваши задачи и выжать максимум из CRM.

Запросить предложение

Корпоративная почта на Тильде

Частый вопрос начинающих специалистов, работающих с Tilda Publishing: можно ли на Тильде создать корпоративную почту, ведь внутри сервиса можно найти ряд статей, а также встроенный конструктор писем. Важно понимать, что Тильда — не хостинг провайдер, не почтовый сервис, это конструктор для сайтов со своим дата-центром для хранения данных каждого сайта.

Тильда предлагает простое решение для подключения почты через сторонние сервисы, позволяет приобрести домен на Рег ру с размещением всех его настроек внутри себя, быстро настроить MX-записи для подключения сторонней корпоративной почты. Однако, как в случае с CRM Битрикс24 или Amo, она не предоставляет собственной корпоративной почты, предлагая лишь инструменты интеграции.

Интегрировав корпоративную почту с Тильдой вы сможете верстать дизайнерски оформленные письма также комфортно, как сайты на этой площадке, а кроме того:

Подготавливать рассылки заранее, планировать дату и время отправки;
Использовать оформленные шаблоны;
Выгружать HTML+CSS -код письма для встраивания в другой сервис рассылки, например в Unisender;
Публиковать письма как веб-страницу со своим адресом на вашем домене.

То есть корпоративной почты на Тильде нет, но есть функционал для простой рассылки. Подходит для небольших компаний, использующих Тильду как основную платформу или простых задач Email-маркетинга.

Итоги по выбору почтового сервиса
- Для стартапов, начинающих, совсем маленьких: Mail ru, Reg ru, хостинг-провайдеры с почтовыми услугами.
- Для малого бизнеса: Яндекс 360, Mail ru (VK Workspace), Reg ru, почта на хостинге.
- Для среднего бизнеса: Gmail, Яндекс 360, Reg ru.
- Для крупного бизнеса: Microsoft 365, собственный сервер.
Это лишь совет, кому на что обратить внимание при самостоятельном рассмотрении. Не является индивидуальной рекомендацией, истиной в последней инстанции, рекламой =))

Не знаете, какой именно сервис корпоративной почты выбрать?

Закажите настройку корпоративной почты в WebValley с интеграцией необходимых решений под бизнес-задачи. Подберём наиболее оптимальное, а главное — эффективное и экономически обоснованное решение для вашей компании. Поможем с переездом из другого сервиса, сохранив всю историю переписки.

Стоимость: от 4000 руб, сроки: от 1 дня

Заказать корпоративную почту

Сколько стоит корпоративная почта: цены и тарифы

Сравнение тарифов официально доступных сервисов в России

Корпоративная почта на своём сервере;Свой сервер (локально): Затраты на оборудование и программное обеспечение 150-500 тыс. ₽, а также 5-50 тыс. ₽ в месяц на поддержку и администрирование. Свой сервер (в облаке): 1 тыс. ₽ - 10 тыс. ₽ в месяц за VPS сервер, плюс ~ 20 тыс. ₽ на начальную настройку. Корпоративная почта на хостинге, где сайт;Стоимость хостинга конкретного провайдера, примерно: Хостинг: 300 - 900 ₽ / мес Начальная настройка: 4000 ~ 20 000 ₽ Корпоративная почта в облаке;Облачные почтовые сервисы (вместо своего сервера): 600-1200 ₽ / пользователь / месяц VK Workspace корпоративная почта (корпоративная почта Mail ru);Только почта 99 ₽ за пользователя в месяц До 500 пользователей 3 ГБ диска на домен Базовые функции Teams Почта без рекламы До 100 участников в звонке Базовая версия VK Доски Выгодный 199 ₽ за пользователя в месяц До 500 пользователей 100 Гбайт диска на пользователя Суперапп Teams Редактирование документов Звонки без лимита по времени Базовая версия VK Доски Базовая настройка ± 4000 - 10 000 тыс. Корпоративная почта Яндекс 360 для бизнеса;Базовый 249 ₽ в месяц за пользователя 100 ГБ места на Диске для каждого сотрудника 1 500 писем в Рассылках Видеовстречи без ограничений по времени До 100 участников на встречах в Телемосте Без рекламы в интерфейсах сервисов Оптимальный 559 ₽ в месяц за пользователя 1 ТБ места на Диске для каждого сотрудника 50 000 писем в Рассылках Видеовстречи и трансляции без ограничений по времени До 300 участников на встречах в Телемосте Без рекламы в интерфейсах сервисов Единый вход (SSO) Защищённый архив рабочих писем Расширенный 1399 ₽ за пользователя в месяц 3 ТБ на сотрудника 100 000 писем в рассылках 500 участников Телемоста Остальное как в оптимальном Корпоративная почта Gmail от Гугл;от 540 ₽ / пользователь Корпоративная почта на Reg ru;Чисто почта, если не предполагается сайта, нет домена: от 100 руб в месяц за всё. Тарифы зависят от объёма памяти и числа почтовых доменов. Домен + хостинг под будущий сайт: Домен: от 120₽ в год Хостинг с почтой: от 220 ₽ / месяц Beget корпоративная почта;От 180₽ за домен в год От 320 ₽ за хостинг в месяц Корпоративная почта 365 от Microsoft;До блокировки от 700$ за Microsoft Exchange Почта внутри Битрикс24;Входит во все платные тарифы Битрикс24 Сервис рассылки на Тильде;Входит в тариф Тильды

Бесплатная корпоративная почта: есть ли сегодня

В некоторых сервисах есть бесплатные тарифы, но с кучей ограничений. Например, в VK Workspace (Mail ru) бесплатный тариф распространяется на 1 домен с числом почтовых адресов не более 5. Бывает, что начинающему стартапу этого хватает, но это редкость.

Существует целая серия технических адресов, которые могут понадобиться, например: групповой корпоративный адрес всей организации, отдельный адрес для отдела продаж, отдельный адрес для совместного использования разных сервисов компании, корпоративный адрес для настройки прохождения антиспам проверки и получения отчетов от Mail ru (FBL-адрес), адрес для реестров оплат из эквайрингов, адрес для отправки рассылок и так далее. Если у вас команда 5 человек — то бесплатного тарифа с вероятностью 90% не хватит либо сразу, либо спустя несколько месяцев.

Перенос почты — гораздо более сложный процесс, нежели настройка. Выбор в пользу «временного бесплатного решения» — приведёт либо к большим костылям для сохранения бесплатности, а также письмо-помойке в почте руководителя, либо к лишним затратам в перспективе. Корпоративная почта предполагает массу технических адресов, которые тоже занимают слоты, считаясь «пользователями».

Вывод: бесплатная почта есть, но проблем с ней столько, что лучше завести платную. Если вы стартап с небольшим числом людей — самый быстрый, простой способ — почта на хостинге. Кроме того, у многих хостеров это выйдет бесплатно — ведь вы уже оплатили хостинг для сайта, а услуга почты входит в тариф хостинга.

Почтовые клиенты для работы с корпоративной почтой

Существует более сотни платных и бесплатных клиентов для работы с корпоративной почтой. При этом важно понимать, что клиент для работы с почтой — это всего лишь программа, оболочка. Завести корпоративную почту в ней — нельзя, но можно добавить, чтобы централизованно из одного окна управлять всеми почтовыми ящиками, вести переписку. Например, у вас есть 3 личных почты на Яндекс, Гугл, Мейл, а вдобавок ещё 2 рабочие: с одной пишете письма клиентам, с другой скачиваете какие-нибудь реестры. Заходить в 5 почтовых ящиков в разных сервисах ежедневно, конечно, очень интересное развлечение, но можно жить и работать проще, сведя все почтовые ящики в одно окно. Для этого используются почтовые клиенты для работы с обычной или корпоративной почтой.

Корпоративная почта Outlook

Microsoft Outlook — часть пакета Microsoft 365. Это один из самых популярных бизнес-сервисов для управления электронной почтой. Программа удобна на всех устройствах, объединяет почты, календарь, дела, контакты, теги и заметки по контактам, проверку орфографии и грамматики, работу в Word, Excel или PowerPoint прямо из почтового ящика. Всё это позволяет офису работать в разы быстрее в режиме одного окна — программы Outlook. При всех плюшках есть как платная, так бесплатная версии.

Thunderbird: личная + корпоративная почта

Thunderbird — бесплатный почтовый клиент, созданный Mozilla. Здесь есть синхронизация всех почтовых ящиков, как доменных, так личных, встроенный календарь, управление задачами, большая библиотека надстроек с доп функциями. Несмотря на открытый код и бесплатное использование, Thunderbird безопасен, предлагает массу опций по настройке конфиденциальности. Интеграция с почтой происходит по POP и IMAP, поэтому связать «Буревестник» можно с абсолютно любой вашей почтой.

Благодаря тому, что исходный код клиента открытый, бизнес может привлечь айтишников для доработки приложения под свои задачи — начиная от редактирования визуала, заканчивая техническими, функциональными возможностями, созданием специальных модулей.

Одна из примечательных фишек Thunderbird в том, что при первом же открытии он создаёт впечатление микса из почтового клиента и файлового менеджера. Поэтому в большинстве статей по миграции корпоративной почты с сервиса на сервис можно встретить в инструкции именно к этому клиенту. Причина — скорость, удобство. Всё, что вам требуется для миграции, подключить почту, А и почту Б, а затем скопировать все письма, как обычные файлики в виндовском «Проводнике» или в маковском «Finder». Синхронизация двухсторонняя, поэтому всё, что вы напишите, отправите, перешлёте, скопируете в этом клиенте — окажется на вашей почте в её родном сервисе в соответствующих папках.

Postbox (eM Client) — лучший клиент для Mac-оводов

На официальном сайте Postbox нас встречает лозунг «Simple, Clear, and Powerful E-mail» — «Простая, чистая, функциональная почта».

Сервис был то ли перекуплен, то ли переименован в eM Client. Изначально стартап создал почтовый клиент для Mac OS, однако он уже доступен и для Windows. Почтовый клиент полностью соответствует слогану — приятный современный дизайн, удобная интеграция с почтами, продуманный UX, который не даст вам потеряться или запутаться в настройках, а одна из интересных фишек — шорт-коды для подстановки.

В этом приложении можно легко создавать шаблоны писем с шорт-кодами, вместо которых при отправке подставится Имя получателя, ваша подпись и другая информация. Кроме того, приложение поддерживает горячие клавиши, быстрые команды, работу с html-письмами, благодаря чему вы можете отправлять дизайнерски оформленные письма, например КП. Интерфейс приложения экстремально гибкий: множество тем оформления, возможность по-разному, в зависимости от ваших предпочтений, отображать каждую панель, вкладку, список писем.

С точки зрения функционала — Powerful на 100%. eM Client предлагает искусственный интеллект, автоматическую разбивку писем на категории, быстрые действия, шифрование сообщений, перевод, календарь, задачи в календаре по времени с интерфейсом kanban, заметки, возможность откладывать входящие электронные письма, чтобы уведомление пришло позже, типа напоминалки «прочитай», ещё кучу опций.

Приложение платное, однако цена за такой функционал, если он вам реально нужен, более чем оправдана. Есть формат подписки, есть формат пожизненной разовой покупки. Стоимость начинается от 40 $ за пожизненную лицензию на 3 устройства.

Как создать корпоративную почту в организации

Рассмотрим 2 варианта — создание почты через провайдера, на примере VK Workspace (корпоративная почта от Mail.ru) и Yandex, а также через хостинг на примере RegRu.

Создание корпоративной почты Mail, Yandex, подобных сервисах

Принцип создания корпоративной почты у популярных сервисов одинаковый: создать админа, зарегистрироваться в бизнес-пространстве, подключить домен, настроить DNS, создать ящики, раздать коллегам доступы.

Шаг 1. Регистрация аккаунта в Mail, Yandex, других сервисах

Первое, что необходимо сделать — создать аккаунт в выбранном сервисе. Для дальнейшей работы подойдёт ваш личный, но лучше всё-таки создать новый. В будущем может потребоваться выдать доступ новому администратору, подключить партнёров, дать доступ к аккаунту какому-нибудь агентству, поэтому привязка к личной почте может объективно стать проблемой, ведь к вашему личному аккаунту не только привязаны сервисы, переписки, входы в соцсети, но у многих ещё и пароли, банковские карты, прочее. Давать прямой доступ к такой информации, даже при высоком уровне доверия — стрёмно. Причём как владельцу, так и получателю — попробуй потом докажи, что это не ты что-то сделал с аккаунтом владельца.

Логин (почту) лучше назвать также, как компанию, например, «roga_kopita_admin@_». Причём, мы рекомендуем добавлять именно admin, чтобы спустя N-лет вы точно помнили, что это за аккаунт, для чего нужен, не боялись его расшарить.

Процедура регистрации у всех примерно одинаковая, описывать её нет смысла — заполняете форму, получаете почту, подтверждаете создание аккаунта. Но есть нюанс — каждый сервис требует номер телефона. Если пользователь с указанным номером существует, то новый аккаунт завести не удастся. В этом случае можно использовать подменный (второй) номер, например от Т-Мобайл или вашего оператора сотовой связи, второй личный, рабочий мобильник фирмы, какой-то ещё — придётся выкрутиться. Либо делать всё на свою личную почту. Главное правило — это должен быть номер, который вы не выкинете, который принадлежит вам, к которому у вас есть доступ — никаких временных телефонов — чтобы нормально настроить безопасность, восстановление, двухфакторную авторизацию, входить по номеру телефона или восстанавливать пароль.

Пример формы регистрации Mail ru

Шаг 2. Регистрация в VK Workspace, Yandex 360, других

После создания личного аккаунта, вам необходимо запустить панель администратора бизнес-опций, будучи авторизованным в своём новом аккаунте. У Мейла это Biz Mail (он же VK Workspace, но проще найти через Biz Mail), у Яндекса — «Яндекс 360 для Бизнеса». Открываете соответствующую страницу, находите кнопку Зарегистрироваться.
Шаг 3. Настройка, подтверждение домена

К этому моменту у вас должен быть куплен, зарегистрирован, оплачен домен, также у вас должны быть доступы, чтобы зайти в настройки DNS этого домена. Панель администратора предложит вам добавить домен для подтверждения:

создать корпоративную почту бесплатно с доменом

После ввода домена вам потребуется его подтвердить. Это необходимо, чтобы доказать системе, что домен реально принадлежит вам, а также избежать ситуации, что третье лицо решит тоже создать корпоративную почту с вашим доменом.

Сделать это можно с помощью:
1. HTML, добавив новую страницу на свой сайт.
2. Мета-тега — добавив перед закрывающим тэгом </head> похожий код, который выдаст сервис в процессе подтверждения:

<meta name="mailru-domain" content="somekeyforchecking" />

3. DNS-проверки.

Для всех способов обычно расписана инструкция прямо в окне подтверждения, но мы рассмотрим 3-й способ отдельно, рекомендуем пользоваться только им.

Шаг 4. Настройка DNS, проверка, подтверждение домена

Подтверждение домена в сервисах рассылок, в корпоративной почте, где-либо ещё лучше делать с помощью DNS-проверки. Это самый долгий, для некоторых непонятный способ, но он самый стабильный. В случае переноса сайта, его редизайна, при администрировании, изменении кода, других операциях, HTML-страница с верификацией, а также мета-тег могут быть по ошибке или неосторожности удалены админом сайта или разработчиками. В этом случае у вас слетит верификация и отключится почта, придётся вспоминать, искать как там снова это всё подтвердить. Кроме того, вы привязываете свою почту железно к сайту, которого у вас может и не быть на момент настройки. Подтверждение домена через DNS — самый стабильный, надёжный, безошибочный способ верификации, который можно использовать даже при отсутствии сайта на домене.

Для внесения необходимого ключа подтверждения вы должны иметь доступ к редактированию DNS-записей домена. Обычно это делается через веб-интерфейс хостинг-провайдера или регистратора доменного имени. Необходимо зайти в управление DNS, затем добавить TXT-запись со следующими значениями:

Имя домена/поддомена: @
Тип записи: TXT
название: ключ (например mailru: «rhrhrhr»)

Эти данные берутся из окна подтверждения через DNS:

как настроить корпоративную почту на домене

На примере Рег Ру процесс выглядит так:

как поменять пароль на корпоративной почте

Заходим в личный кабинет

Заходим в настройки нужного домена

В блоке «DNS-серверы, управление зоной» кликаем «Изменить»

Нажимаем добавить запись, выбираем TXT

Вводим значения из окна подтверждения и сохраняем запись

Примечание: У некоторых хостеров нельзя указать @ как имя домена или поддомена. В этом случае вам нужно ввести домен целиком с точкой на конце, например:

my-best-web-site.com.

Важно: Изменение DNS-записи может занять от нескольких минут до нескольких часов, а иногда даже суток. Если вы изменили запись недавно, а при клике на «Подтвердить» вам вылетает ошибка, подождите некоторое время, затем попробуйте снова. На нашей практике рекордно долгое подтверждение было в течение 3 суток. Если после 3 суток подтвердить не удаётся, удалите запись, добавьте её снова, максимально внимательно скопировав все значения без лишних символов.

Шаг 5. Настройка MX, SPF, DKIM, DMARC записей

Для того чтобы почта наконец начала работать, необходимо настроить дополнительные DNS-записи вашего домена, а именно — MX, SPF, DKIM, DMARC. Все эти записи предоставляет сервис, где вы настраиваете корпоративную почту.

MX-записи
MX-записи (Mail Exchange-записи) — это тип DNS-записей домена, которые необходимы для правильной маршрутизации почтовых сообщений. Они указывают, какой сервер обрабатывает электронную почту для домена. Например, «emx.mail.ru.» означает, что почта обрабатывается сервером Mail.

регламент использования корпоративной электронной почты

Пример MX записей в VK Workspace. Чтобы их найти — зайдите в состояние сервера

Пример MX записей в Яндекс. Чтобы их найти — зайдите в управление организацией, домены, настроить вручную

MX-запись состоит из двух основных элементов:

Приоритет: числовое значение, указывающее приоритет сервера. Чем меньше число, тем выше приоритет. То есть, если есть несколько MX-записей, сообщения будут отправляться сначала на сервер с наименьшей цифрой. Обычно несколько записей используются для резерва, например одна запись 10, вторая — 15. Если письмо не удалось направить на сервер с приоритетом 10, будет совершена попытка отправить на сервер с приоритетом 15. При этом сервера могут быть разными. Одновременно слать на разные сервера не получится: если письмо было отправлено на сервер с приоритетом 10, то оно было отправлено, доставлено, точка. Остальные игнорируются.
Имя хоста: доменное имя сервера, который будет обрабатывать почту. Это может быть адрес типа `mx.example.com` — адрес сервера вашего сервиса.

Чтобы добавить MX-запись для домена, и корпоративная почта начала получать письма, нужно зайти в управление DNS-записями вашего домена, затем создать новую запись типа MX с хостом, который указан в вашем сервисе.

После добавления необходимо проверить MX-записи в вашем сервисе. Mail, Яндекс это делают автоматически в фоновом режиме, нужно просто дождаться, когда обновятся DNS. Это занимает до 72 часов.

SPF-запись
После того, как MX обновятся, а сервис выдаст нам галочку, что всё окей, необходимо настроить SPF-запись — она защищает от подделки вашего домена, помогает предотвратить попадание отправленных писем в спам у получателя. Найти её можно там же, где MX.

Чтобы настроить SPF-запись:

Перейдите в раздел управления DNS-зонами необходимого домена.
Добавьте новую ТХТ-запись. Пример такой записи:

v=spf1 a mx include:some-Ip1 include:some-Ip2 ~all

Фактически, SPF-запись (Sender Policy Framework) используется для указания, какие серверы имеют право отправлять электронную почту от имени вашего домена. На сайте вашего сервиса, скорее всего не будет указано «include» и «~all», но мы рекомендуем прописывать именно так, чтобы в будущем было легко добавить какой-то сервис.

Разберем запись по частям:
v=spf1: Указывает версию SPF. В данном случае это первая версия.
a: Говорит, что сервера с IP-адресами, соответствующими A-записи домена, могут отправлять почту. То есть, если у вашего домена есть A-запись и почта отправляется с этого IP, то она считается разрешённой. Например, у вас есть домен mysite.ru, а есть ещё поддомен service.mysite.ru. Чтобы разрешить отправку с service.mysite.ru вам необходим данный ключ. Лучше его ставить по умолчанию.
mx: Указывает, что почтовые серверы в MX-записях также имеют право отправлять почту. Без этой записи вы не отправите письма с подключаемого сервиса.
~all: Указывает, что любые серверы, не указанные в этой записи, могут быть отклонены, но не обязательно. Символ «~» означает мягкое отклонение. Если почта отправляется с неразрешенного сервера, она не будет отвергнута, но будет помечена как подозрительная и, скорее всего, отправлена в спам.
include:some-Ip1 и include:some-Ip2: указывают, что разрешено отправлять почту от серверов some-Ip1 и some-Ip2. Благодаря этому вы можете отправлять корпоративные рассылки со сторонних сервисов. По мере обрастания новыми сервисами, рассыльщиками, серверами вам потребуется добавлять новые сервера именно в эту часть. Например, если вы решите подключить сервис для рассылок Unisender, вам нужно будет обновить SPF-запись и добавить через пробел к предыдущим include: spf.unisender.com.

Нюанс: некоторые провайдеры ставят кавычки для SPF-записи самостоятельно, поэтому вы можете уточнить необходимость кавычек у вашего хостинг-провайдера или поступить по аналогии с другими ТХТ-записями домена, если они присутствуют.

DKIM-запись
DKIM (DomainKeys Identified Mail) — это метод идентификации электронной почты. Запись позволяет отправляющим доменам подписывать свои сообщения, чтобы получатели могли проверить, действительно ли эти сообщения были отправлены от указанного домена и не были подделаны. Значение записи берется там же, где MX и SPF.

DKIM-записи имеют следующий формат:
Тип записи: TXT
Субдомен: <selector>._domainkey
Значение: «v=DKIM1; k=rsa; p=<публичный ключ>»
<selector>: это имя, которое используется для указания конкретной DKIM-записи, например, mail._domainkey — селектор корпоративной почты от Мейл. С помощью селектора можно ввести несколько записей для разных ключей, например, один для корпоративной почты на Мейле, второй — для сервиса рассылки.
v=DKIM1: Версия 1 протокола DKIM (по умолчанию).
k=rsa: Обозначает тип публичного ключа (обычно RSA).
p=<public-key>: Публичный ключ, который используется для проверки подписи. Он представлен в вашем сервисе корпоративной почты в виде длинной строки символов.

DMARC-запись
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) — это дополнительный протокол аутентификации электронной почты. Он защищает от использования вашего домена в фишинговых атаках и от мошенничества с электронными письмами. DMARC работает в сочетании с двумя другими протоколами аутентификации: SPF и DKIM. Также, благодаря этой записи, владельцы доменов получают отчёты о том, как их домен используется в электронной почте, и нет ли злоупотреблений.

DMARC-запись — необязательна, в отличие от других, но мы всё же рекомендуем её добавлять. Основная суть DMARC в том, что в зависимости от указаний в записи, получатели писем (а точнее их сервера) получают инструкции, как обрабатывать сообщения, которые не проходят аутентификацию. Например, такие письма можно отправить в спам, удалить, переместить в карантин, вернуть отправителю (то есть вернуть вам). DMARC настраивается индивидуально под потребности каждой конкретной компании, поэтому ниже мы привели подробное описание опций.

DMARC-записи имеют следующий формат:
Тип записи: TXT
Субдомен: _dmarc._domainkey
Значение: «v=DMARC1; p=<policy>; rua=mailto:<report-email>; ruf=mailto:<forensic-report-email>; pct=<percentage>; sp=<subdomain-policy>»
_dmarc: Фиксированный префикс, указывающий, что это DMARC-запись.
v=DMARC1: Версия DMARC.
p=<policy>: Политика обработки сообщений, которые не прошли аутентификацию. Возможные значения:
— «none»: Не применять никаких действий (используется для сбора статистики).
— «quarantine»: Помещать такие сообщения в папку «Спам».
— «reject»: Отклонять такие сообщения (не дойдут к получателю ни в СПАМ ни куда-либо ещё).
rua=mailto:<report-email>: E-mail адрес для отправки сводных отчетов о доставке (обычно в формате JSON).
ruf=mailto:<forensic-report-email>: Необязательный параметр, который указывает адрес для отправки детализированных отчетов о неудавшихся проверках.
pct=<percentage>: Необязательный параметр, указывает процент сообщений, к которым будут применяться все перечисленные правила.
sp=<subdomain-policy>: Необязательный параметр, который указывает правила для поддоменов (если они отличаются от основной политики).

Разберём пример:

_dmarc.example.com: "v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:dmarc-reports@example.com; ruf=mailto:forensic-reports@example.com; pct=100

DMARC-запись для домена example.com означает, что для всех писем, которые не прошли проверку по SPF и DKIM, необходимо отклонить их получение получателем (то есть не доставить вообще), а также отправлять сводные отчёты о доставке на почту dmarc-reports@example.com, и плюсом прислать детализированные отчёты об ошибках отправки на forensic-reports@example.com

Возможно непонятно, кому, зачем это нужно, но если вы подверглись атаке, вас начали блокировать за спам или клиенты вообще не получают писем — именно DMARC с настройкой отчётности поможет понять, в чём причина. По этой же причине мы писали выше, что одних почт сотрудников может быть недостаточно, ведь одной только этой записью мы обязали себя создать ещё 2 корпоративные почты.

Шаг 6. Создаём ящики, раздаём доступы

На этом основная часть создания корпоративной почты завершена. Всё, что вам требуется — добавить пользователей, их почтовые адреса, пароли, передать их сотрудникам. А также не забыть все технические или групповые корпоративные почты, например, для приёмки отчётов, для отделов компании.

Создание корпоративной почты на хостинге Reg Ru

Процесс создания корпоративной почты на домене через хостинг мало чем отличается от создания в каком-либо сервисе. Шаги всё те же — приобрести домен, прописать DNS-записи, дождаться проверки, создать ящики. Более того, некоторые хостинг провайдеры автоматически создают нужные записи домена при его добавлении в почту хостинга. Мы разберём процесс на примере РегРу, на случай, если автоматически DNS-записи не обновятся сами.

Вводные данные:
— Есть домен на Reg ru
— Есть хостинг на Reg ru

Шаг 1. Добавляем домен в почту хостинга

Чтобы начать настройку, нам нужно указать в настройках хостинга домен, который будет использоваться для корпоративной почты. В некоторых хостингах он так и называется — почтовый домен.

Идём в настройки хостинга, открываем панель управления

как зарегистрировать корпоративную почту

Открываем раздел «Почта», кликаем по «Почтовые домены», далее «Добавить новый»

правила пользования корпоративной электронной почтой

Указываем домен, с которого хотим слать письма: не важно, есть на нём сайт, нет, где этот сайт. IP оставляем по умолчанию. А вот «Действие по умолчанию» — очень полезная опция, рекомендуем выбрать «Перенаправить на адрес» и указать резервный адрес приёмки писем. Если ваш заказчик или иной контакт ошибётся в адресе почты, например, вместо «natasha@…» введёт «nastaha@…», то письмо не потеряется, а придёт на указанный в данной настройке адрес почты.

Регру также предлагает дополнительные опции:

SpamAssassin — средство для фильтрации спама, основанное на взаимодействии ключевых компонентов — оценочного сервиса, транспортного агента и базы шаблонов писем.

DKIM, DMARC — разбирали выше — включаем, если выключены.

SSL / TLS — защищённое соединение — включаем, это необходимо для безопасности. Для его работы требуется наличие SSL сертификата для домена. Если он у вас отсутствует, подключите SSL у вашего регистратора домена.

Шаг 2. Добавляем MX, DKIM, SPF, DMARC записи

Аналогично шагу 5 для коммерческих сервисов корпоративной почты настраиваем MX, DKIM, SPF, DMARC. Важным нюансом является то, что в случае настройки доменной почты на хостинге, найти эти записи сложнее. У хороших хостинг-провайдеров обязательно есть справка, в которой можно получить информацию, либо можно написать в техподдержку. Как правило, расположение созданных записей привязано к панели управления хостингом. Например, в ispManager нужно перейти в раздел DNS, провалиться в домен, посмотреть записи там:

Из панели управления DNS хостинга копируем значения MX (их может быть несколько), SPF, DKIM, DMARC, потом открываем панель управление DNS вашего домена, затем аналогично шагу 5 вносим записи в домен. Обязательно помним о том, что сгенерированные записи на хостинге могут отличаться от тех, которые нужны фактически:

1. В SPF нам необходимо проверить «a», «mx», «~all». Если их нет — добавить. Если у вас используются какие-то ещё сервера отправки писем, например, от сервиса рассылки, не забыть их добавить в SPF.

2. В DMARC нам нужно самостоятельно прописать политику работы с «левыми» письмами. Пользуемся инструкцией.

Шаг 3. Создаём ящики корпоративной почты

Добавляем пользователей в корпоративную почту, их адреса, пароли, передаём сотрудникам. Не забываем создать технические или групповые корпоративные почты, например, для отдела продаж, отдела бухгалтерии.

Настройка корпоративной почты

После создания ящиков, подготовки DNS, есть ряд организационных, а также технических вопросов, которые нужно настроить, например, безопасность, подпись, отправителей, фидбек-луп.

Имена корпоративной почты: как называть электронные ящики
Часто при создании корпоративной почты возникает тупёж, а как назвать ящики, чтоб потом не запутаться какой за что отвечает? Лучше всего выстроить систему имен, это поможет не путаться в будущем.

Для сотрудников: используйте форматы по имени и фамилии. Например:
- ivan.alekseev@example.com (Иван Алексеев)
- i.alekseev@example.com (И.Алексеев)
- ivanov.a@example.com (Иванов А.)
Для общих почтовых ящиков: используйте названия групп или отделов, которые однозначно указывают на их назначение:
- support@example.com — поддержка,
- sales@example.com — отдел продаж,
- info@example.com — информация,
- help@example.com — служба поддержки,
- marketing@example.com — маркетинг.
Для служебных (технических) ящиков:
- reports@example.com — отчёты от какого-то сервиса,
- fbl@example.com — почта для фидбеков постмастера.
Чтобы избежать путаницы с однофамильцами используйте год рождения или другой уникальный идентификатор, например: id пользователя в CRM, порядковый номер почты из админки, добавочный номер сотрудника.
Настройка Postmaster, FBL и аватара отправителя для корпоративной почты

Постмастер — сервис статистики рассылок почтового провайдера. Он позволяет глубже анализировать статистику отправляемых писем — доставляемость, репутацию домена, частоту попаданий в спам и другие параметры.

У каждого провайдера свой постмастер, так как это сервисы, отслеживающие поведение пользователей только в рамках доменов провайдеров: у Гугла — Google Postmaster Tools, у Мейла — Postmaster Mail ru. Также постмастер есть у Outlook, некоторых других сервисов, но главное настроить для gmail, mail.

Кроме отслеживания доставляемости, спамности, репутации корпоративной почты, постмастеры дают возможность установить аватар отправителя.

Постмастер Mail Ru

Mail ru Posmaster собирает информацию по письмам, отправляемым на почтовые ящики @mail.ru, @inbox.ru, @list.ru и @bk.ru.

Чтобы настроить постмастер, необходимо:

1. Создать аккаунт Mail ru или зайти в существующий.
2. Перейти на Postmaster Mail ru, добавить домен.

3. Подтвердить домен. Напоминаем, что лучше это делать через DNS-запись, как при создании корпоративной почты организации.

4. Дождаться, пока DNS обновятся, проверить в постмастере верификацию.
5. После подключения и верификации, со временем у вас будет накоплена статистика по каждому отправлению, причём не важно была ли это массовая рассылка через сервис рассылки или разовые письма с корпоративной почты отдельно взятого сотрудника.

как войти на корпоративную почту через браузер

6. Необходимо настроить почты FeedBack Loop — специальные адреса, на которые будет приходить отчёт о недоставленных письмах, а также спаме, отправляемом с вашего доменного адреса. Для этого рекомендуем создать отдельную корпоративную почту, например, fbl@domen.ru. После необходимо перейти в настройки мейловского постмастера, затем добавить почту. Обязательно нужно подтвердить почту, сервис отправит на неё письмо с подтверждением.

7. На странице настроек можно изменить аватар для домена. Он будет применен для всех корпоративных адресов, привязанных к домену. Аватарка будет отображаться только у пользователей в сервисе Mail ru. Аватар модерируется вручную сотрудниками мейла, порой это занимает продолжительное время. Мы рекомендуем использовать фавикон сайта, но в целом подойдёт другой аватар, главное соблюсти критерии модерации:

Формат *.png;
Чёткость и геометрически ровное изображение при уменьшении до размеров 32×32, 45×45, 90×90;
Не теряет целостности при скруглении углов;
Фон с заливкой (картинки с прозрачным фоном не поддерживаются);
Не нарушает Пользовательское соглашение сервиса Mail;
Отражает сферу деятельности, полностью соответствует логотипу на главной странице сайта (в том числе по цвету), либо значку веб-сайта (фавикону).

Постмастер Google

Google Postmaster Tools собирает информацию по письмам, отправляемым на почтовые ящики @gmail.

Механика подключения, а также настройка, максимально близка к Мейлу:
1. Создать или войти в аккаунт Gmail или Google Workspace. Последний нужен для дополнительных настроек, таких как аватар.
2. Добавить домен.
3. Подтвердить через DNS

Чтобы настроить аватар для получателей @gmail необходим платный аккаунт в Google Workspace, через который должен быть заведён постмастер. В отличие от Мейла, аватарку в Гугле можно установить, только если корпоративная почта создана в Google Workspace, при этом аватар на каждого пользователя устанавливается отдельно.

Добавление подписи отправителя в корпоративной почте

В любом клиенте корпоративной почты, включая сервисы Mail, Yandex, Google, почты на хостинге можно создать подпись отправителя. Чтобы это сделать, необходимо перейти в настройки конкретного почтового ящика, найти «Добавить подпись», указать информацию.

Подпись Mail

В Мейле можно создавать несколько подписей, а также менять имя отправителя с привязкой к одной почте — всё это прикручивается в расширенных настройках аккаунта:

Переходим в глобальные настройки аккаунта

как сделать корпоративную почту на майл ру

Выбираем все настройки

Переходим в общие настройки. Здесь можно отредактировать существующую подпись, а также добавить отправителя с другой подписью. Кроме этого, вы можете настроить уведомления, автоматические ответы, другие полезные опции.

Подпись на хостинге Reg ru

На Регру можно также создавать несколько подписей с разными профилями отправителя. Однако здесь также есть дополнительные настройки, отвечающие за то, как, в каких случаях будет проставляться подпись.

Для настройки подписи перейдите в «Настройки», «Создание сообщений»

корпоративная почта это что такое простыми словами

Для настройки профилей с подписью перейдите в профили, создайте или откройте профиль, отредактируйте текст.

корпоративная почта для домена бесплатно

Для корпоративной почты организации мы рекомендуем указывать имя, фамилию, должность, компанию, контактную информацию.

Вход в корпоративную почту, интеграция с почтовыми клиентами и CRM

Хотя бизнес почта создаётся на хостингах, серверах, специальных сервисах, войти в корпоративную почту можно, как напрямую через клиентское приложение, предоставляемое провайдером, так и через сторонний софт.

Как войти в корпоративную почту через браузер

Такие провайдеры как Яндекс, Google, Mail — позволяют входить в корпоративную почту через привычный сервис в браузере. Для этого нужно перейти на сайт почты, ввести корпоративный логин, пароль. В некоторых случаях может потребоваться переключаться на другой почтовый домен, например в Мейле:

Как войти в корпоративную почту через почтовый клиент
Чтобы синхронизировать Входящие, Исходящие письма, Черновики, а также работать с несколькими ящиками в режиме одного окна, нужен почтовый клиент. Это может быть официальное приложение того же Mail на смартфон, встроенное приложение от Apple, специальный клиент из тех, что мы разбирали выше, типа Thunderbird. Кроме того, бизнес почту можно подключить к CRM, сразу создавать лиды, контакты, сделки, вести коммуникацию с заказчиками из CRM-ки.

Если вы добавляете почту провайдера к его приложению — вам потребуется ввести всего лишь логин и пароль. Например, заходя на корпоративную почту, созданную на Mail через приложение Почта Mail Ru. Если вы привязываете корп почту к стороннему приложению, потребуются чуть более продвинутые действия.

Для входа в почтовый клиент необходимо заранее собрать данные:
- логин: ваша почта;
- пароль: пароль от ящика;
- адрес сервера: выдаётся провайдером или хостером, где создана корпоративная почта;
- IMAP: номер порта, адрес сервера IMAP (сервера-приёмщика почты), если он отличается от того, что выше и подключение в приложении выполняется через IMAP;
- POP3: номер порта, адрес сервера POP3 (сервера-приёмщика), если отличается, а также подключение происходит через POP3;
- SMTP: номер порта, адрес сервера SMTP (сервера-отправителя, чтобы вы могли отправлять письма с приложения).
Этого набора данных хватит, чтобы подключиться к любому приложению.

Разберем процесс на примере CRM-системы Битрикс 24:

Заходим в почту, нажимаем добавить

Находим в своём приложении IMAP + SMTP или POP3 + SMTP, ну или «Другая», в настройках которой фигурируют данные параметры.

Вводим данные почты для IMAP. Чаще всего порт IMAP — 993, ниже в списке можно найти порты и сервера популярных почтовых провайдеров. Важно: если у вас есть выбор «использовать защиту», или «шифрование», или TLS / SSL — отмечайте всегда «да».

Как узнать адреса IMAP, POP3, SMTP серверов корпоративной почты

У каждого сервиса свои порты, а также адреса серверов IMAP, SMTP, POP3, необходимые для добавления корпоративной почты в почтовый клиент. То, где их искать, зависит от провайдера или сервиса.

Для хостингов

Если почта создана на хостинге, то адреса серверов IMAP, SMTP, как правило, одинаковые, совпадают с сервером хостинга. Найти адрес сервера можно в административной панели управления хостингом, а также в справке хостинга.

создание корпоративной почты на домене стоимость

Адрес сервера в Рег-ру

как изменить пароль в корпоративной почте

Адреса портов для шифрованного соединения в Reg Ru

Для сервисов Mail, Gmail, Яндекс

Для каждого из сервисов создана справка, в которой указаны необходимые порты

Как войти в корпоративную почту из дома

Сотрудников организаций, в которых настроена корпоративная почта, часто беспокоит, что они не могут из дома зайти в свой рабочий ящик. Есть способы, как это сделать:

1. Веб-интерфейс почты. Часто корпоративные почты поддерживают доступ через веб-интерфейс. У хостинга — приложение для браузера, например, у Reg Ru — сервис Webmail от RoundCube. Уточните у техподдержки компании, через какой сервис создана корпоративная почта, есть ли у компании веб-версия почты, например, Outlook Web Access для Outlook или Gmail для бизнеса. Вам потребуется лишь ввести логин и пароль в соответствующем сервисе.

2. VPN (Виртуальная частная сеть). Если почта доступна только через локальную сеть вашей компании, вы можете настроить VPN-соединение из дома. Сделать это самостоятельно без помощи системного администратора не выйдет. Огромный плюс такого подключения — работа в корпоративной сети из дома с доступом не только к почте, но в целом ко всему, что у вас есть на компьютере в офисе.

3. Настройка доступа через мобильные приложения. Многие корпоративные почтовые системы предоставляют IMAP, SMTP-подключение, а значит, полностью поддерживаются почтовыми клиентами как на мобильных устройствах, так и на компьютере. Вы можете настроить корпоративную почту на своём телефоне, компьютере или планшете с помощью приложения, например, Microsoft Outlook, почта Mail, почта Яндекс, почта от Apple, Thunderbird, прочие.

4. Переадресация почты: Если правила компании позволяют, вы можете настроить пересылку входящих писем на вашу личную почту. Для этого потребуется зайти в настройки почтового клиента на офисном компьютере, указать почтовый адрес для перенаправления писем.

5. Обратитесь в IT-отдел: Если ни один из вышеперечисленных методов не сработал, обратитесь в IT-отдел вашей компании. Они могут помочь вам с настройкой доступа или предоставят инструкции.
Как войти в корпоративную почту с телефона

Доступ к корпоративной почте со смартфона можно настроить с помощью сотни различных приложений. Главное, перед тем, как начинать настройку, убедиться, что ваш почтовый сервер поддерживает IMAP, SMTP или Microsoft Exchange для корректной синхронизации.

Мы собрали список наиболее популярных приложений почты для iPhone и Android:

Приложения почты для iPhone
- Microsoft Outlook. Мощное приложение для управления электронной почтой и календарём. Поддерживает Exchange, Office 365 и другие почтовые сервисы, а также работу с файлами из облачных хранилищ.
- Gmail. Официальное приложение для почты Gmail, но оно поддерживает и другие почтовые сервисы, включая Google Workspace (бывший G Suite) или прочие по IMAP с SMTP. Приложение даёт возможность удобной фильтрации писем, метки (теги) и интеграцию с другими сервисами Google.
- Apple Mail. Встроенное приложение для почты на устройствах iOS. Поддерживает различные почтовые сервисы, часть из которых подключается по логину, паролю и предустановленным настройкам, а тех, что нет — по SMTP и IMAP. Из возможностей — фильтрация, сортировка.
- Spark. Интуитивно понятное приложение для почты с функцией умной сортировки, а также совместной работы над письмами. Приложение поддерживает связь с другими сервисами, например, календарями или облачными хранилищами.
Приложения почты для Android
- Microsoft Outlook. Аналогичное приложение, как для iPhone, предоставляет все те же функции.
- Gmail. Официальное приложение Gmail, поддерживающее другие почтовые протоколы.
- BlueMail. Многофункциональное приложение для работы с электронной почтой. Поддерживает нескольких аккаунтов, интеграцию с календарями.
- FairEmail. Простой и безопасный почтовый клиент для Android. Предлагает несколько почтовых протоколов, а также расширенную конфиденциальность данных.
- K-9 Mail. Открытое приложение для Android, поддерживающее IMAP и POP3. Удобные настройки, поддержка нескольких аккаунтов.

Управление и администрирование корпоративной почты

Корпоративная почта — главный инструмент для коммуникации в большинстве компаний, поэтому, если забить на него, однажды это приведёт к коллапсу. Рассмотрим основные аспекты управления корпоративной почтой на примерах распространённых ситуаций, с которыми могут столкнуться администраторы.

Мониторинг аккаунтов пользователей
Когда в компании 10 человек, никто не задумывается о том, какие почты, для чего были созданы, нужно ли их как-то отслеживать. Однако, когда в компании N отделов по 20-30 человек, администрирование кучи ящиков может превратиться в ад. Чтобы избежать проблем, рекомендуем 2 опции:
1. Правильный нейминг. Даже если в вашей компании сейчас 3 человека, называйте почты логично, понятно, просто, адекватно. Воспользуйтесь нашими советами из этой статьи.
2. Если вы уже начали путаться, а число сотрудников только растёт — дальше будет только хуже. Заведите реестр почт: таблицу, в которой будут указаны понятные для вас или админов критерии для поиска, фильтрации, сортировки, например, название отдела, сотрудник, логин, пароль, дата подключения, дата удаления, почта, куда перенесен архив писем после удаления, и другие аспекты.
Как добавить сотрудника в корпоративную электронную почту

Когда в компании появляется новый сотрудник, необходимо выдать ему доступ к корпоративной электронной почте. Обычно процесс включает следующие шаги:

Создание учётной записи. Войдите в административный интерфейс вашего почтового сервиса (например, VK Workspace, ispManager хостинга, Microsoft 365) и создайте новую учётную запись для сотрудника.

Настройка пароля. Выдайте временный пароль, который сотрудник должен будет изменить при первом входе в систему.

Настройка доступа. Если сервис поддерживает особые возможности по настройке доступов, определите, какие папки и ресурсы доступны новому сотруднику. Также настройте права доступа для групповых писем, если это необходимо.

Инструктаж сотрудника. Чтобы каждый раз не объяснять сотруднику, как пользоваться корпоративной почтой, как её подключить к какому-то приложению, как настроить подпись и что в ней должно быть, как менять пароль корпоративной почты — напишите регламент.

Например, в нашей компании есть пошаговый план подключения сотрудника к корпоративной почте:

1. Получение доступов: администратор создаёт аккаунт, выдаёт сотруднику логин, пароль, регламент в текстовом виде, а также видеоинструкцию.
2. Настройка почты: сотрудник по инструкциям оформляет почту, настраивает подпись, имя, аватар в разных сервисах, интегрирует почту в CRM.
3. Проверка админом: сотрудник после настройки отправляет 2 тестовых письма админу из CRM-системы, а также напрямую из веб-интерфейса почты. Админ проверяет корректность, доставляемость, подпись сотрудника и другие важные для нас аспекты.

Заготовка инструкции сократила нам процесс настройки, подключения, обучения сотрудника до нескольких минут. А если вы ещё список шаблонов писем подготовите для новичка, то через час-два он сможет полноценно вести общение с учётом корпоративной этики и правил.
Как получить или создать временную корпоративную почту
Представим ситуацию, что сотрудник на испытательном сроке, взяли аутстаффера или стажёра. Для временных сотрудников часто требуется создание временной учётной записи email, ведь после нужно добавить этого сотрудника в различные сервисы, программы. Например, в нашем агентстве нужно сразу: выдать доступ к Loom для скринкастов, доступ в Figma для работы с макетами сайтов или приложений, подключить к таск-трекеру. Можно, конечно, использовать его личную почту, но это долго, сложно, не очень безопасно, а кроме того — вызывает проблему с удалением сотрудника из сервисов в случае его увольнения или истечения срока контракта. Корпоративная почта позволяет упростить эти вопросы.
1. Создайте временную учётную запись, аналогично добавлению нового сотрудника, или сразу пачку почт, от которых просто поменяете пароль, например: manager_temp, designer_temp.
2. Ограничьте доступ: Установите ограничения по доступу к файлам / папкам, если есть такие возможности и необходимость.
3. Срок действия: Запланируйте удаление этой учётной записи по окончании испытательного срока.
Как изменить корпоративную почту

Представим ситуацию: названия почт в компании строится по ФИО и отделу. Например, des_vilkova, dev_fomin. Сотрудник женился, поменял фамилию, перешёл в другой отдел. В таком случае смена фамилии или отдела сотрудника требует изменения адреса электронной почты. Чтобы решить вопрос:

1. Измените адрес почты. Войдите в административный интерфейс почты и измените адрес на новый, либо создайте нового сотрудника.
2. Настройте переадресацию. Включите функцию переадресации со старого адреса на новый, чтобы не потерять входящие письма. Это можно сделать в любом сервисе в настройках. Единственное, что может отличаться — в чьих настройках. Например, в Mail это можно сделать только из настроек почты сотрудника. В Reg Ru настроить переадресацию писем можно как из админской зоны, так и из настроек конкретной почты.
3. Сообщите коллегам. Убедитесь, что коллеги в курсе нового адреса.
Как безопасно удалить корпоративную почту

Удаление учётной записи бывшего сотрудника — ответственная задача для администраторов, ведь можно потерять всю историю писем с ключевыми партнёрами, заказчиками, а так как платить в большинстве сервисов необходимо по числу сотрудников — платить за кладбище бывших бизнесу неинтересно. Чтобы спасти письма:

1. Скопируйте данные. Прежде чем удалить учётную запись, создайте резервную копию всех писем и документов. Сделать это можно через пересылку всех писем на резервный адрес — в таких случаях табличка учёта почт — весьма удобный бонус, также можно перенести письма через миграцию, например, в Thunderbird скопировать с удаляемой почты, на резервную или почту всего отдела, а в случае хостинга — можно просто скачать папку писем, сохранив её на рабочем пространстве.

2. Удаление учётной записи. Войдите в административный интерфейс и удалите учётную запись.

3. Проверка доступа. Убедитесь, что все данные были перенесены, важные или общие — доступны другим участникам команды, а доступы к приложениям компании закрыты для данной почты.
Перенос (миграция) корпоративной почты

Если текущий почтовый сервис перестал подходить, например, по цене, может встать вопрос о переезде. Это один из самых муторных процессов, если требуется сохранить историю писем. По-факту, миграция состоит из двух этапов — полное пересоздание структуры компании, а также почт всех сотрудников, затем перенос истории переписки. По этой причине многие остаются на задеревеневших старых решениях, которые зачастую сжирают лишние деньги. Чтобы сделать процесс максимально бесшовным, быстрым, экономичным, лучше выбирать тот сервис, который поддерживает полную автоматическую миграцию с вашего.

1. Выбор нового поставщика. Исследуйте доступные варианты, выберите новый почтовый сервис, который подойдёт под критерии. Обязательно уточните у менеджеров или техподдержки, есть ли возможность автоматической миграции. Миграция — по сути, создание корпоративной почты с нуля.

2. Перенос данных. Многие сервисы предлагают инструменты для миграции данных, например, через IMAP или специальные скрипты. Это быстро, бесплатно, а главное — не требует никакой спец настройки или ручной рутины. Если же сервис не поддерживает миграцию, то наиболее бесшовный метод — создать таблицу логинов, паролей, воссоздать структуру почт по таблице в новом сервисе, скопировать письма как файлы или поручить это сотрудникам. Также можно воспользоваться Thunderbird, который сам загрузит все письма, а потом останется лишь перенести папки в новые нужные почты.

3. Подключение и тестирование. Так как доменная почта не может работать одновременно через несколько поставщиков, старую придётся выключить, заменив DNS-записи домена. Подготовьтесь к тому, что коммуникация через электронную почту может встать на день-два. После подключения обязательно протестируйте почту на доходимость, попадание в спам.
Изменение А-записи домена и корпоративная почта
Частый вопрос: сайт переезжает на новый сервер — не слетит ли корпоративная почта? Как правило, почта и сайт — разные сущности, не связанные напрямую друг с другом. A-записи указывают на сервер сайта, к которому привязан домен. Для работы корпоративной почты A-записи не требуются, так как маршрутизация писем на сервер настраивается через MX-записи.
1. Перед переездом необходимо убедиться, что изменение сервера не затрагивает MX-записи. В случае если ваш сервер отвечает и за сайт, и за почту (адрес сервера в MX совпадает с адресом сервера в A-записи), необходимо заранее подготовиться к временному отключению — уведомить все контакты, предложить альтернативный способ связи. После вместе с А-записью изменить MX-записи, чтобы почта как можно скорее заработала, проверить SPF-запись, при необходимости также обновить её.
2. Перед изменением A-записи сделайте резервную копию текущих настроек. После изменения проверьте работу почты.
Как узнать свою корпоративную почту

Допустим, уволился айтишник, который отвечал за почту. Всё настроено, идеально работает, о почте никто не вспоминает. Случается катаклизм, нужно перенастроить почту, но никто не знает, ни на чём она сделана, ни кем, ни в каком сервисе. Что можно предпринять, чтобы восстановить работу почты:

1. Проверка документации. Посмотрите внутренние документы компании или инструкции по IT, возможно вы сохранили информацию.
2. Обратитесь к провайдеру. Если у вас есть доступ к аккаунту провайдера электронной почты, но утеряны логины или пароли — вы можете получить информацию об учётных записях и настройках у провайдера, предоставив необходимые доказательства.
3. Если неизвестно, кто провайдер, попробуйте попасть в регистратор доменов, где был настроен ваш домен. В MX-записях можно найти почтовый сервер, а по нему выйти на провайдера, затем обратиться в его поддержку.
4. Если утрачен доступ к регистратору или вы вообще не помните, где был зарегистрирован домен, воспользуйтесь сервисом Whois от Рег ру. С помощью него можно определить регистратора домена, затем восстановить доступ к домену обратившись к регистратору, а после — к почте (по шагам выше).

что запрещается при использовании корпоративной электронной почты

Безопасность корпоративной почты

С увеличением киберугроз, утечек данных, объёма спама, вопрос безопасности корпоративной почты становится всё более актуальным. Как сделать корпоративную электронную почту защищённым каналом связи, как предотвратить взлом почты, и что делать в случае инцидента, а также как защитить почту от спама и устранить проблемы с её блокировкой? Погнали!

Как сделать корпоративную электронную почту защищённым каналом связи

У каждой компании свои критерии безопасности, защищённости, у некоторых этим занимается отдел кибер-безопасности, поэтому мы можем лишь порекомендовать общие постулаты в этом вопросе.

Используйте шифрование

Убедитесь, что почтовые серверы настроены для использования TLS / SSL (Transport Layer Security), чтобы обеспечить защиту данных при передаче. Эти настройки указываются при интеграции корпоративной почты с приложением, а также при её создании, включая настройку домена и его SSL-сертификат. Если у вас повышенные требования к безопасности, рассмотрите возможность использования систем шифрования (например, PGP или S/MIME) для защиты содержимого писем на уровне пользователя.
Двухфакторная аутентификация (2FA)

Включите 2FA для всех сотрудников. Это добавляет дополнительный уровень безопасности, требуя подтверждать вход через вторичное устройство или приложение, например, через код в СМС или код из Google Authenticator.
Регулярные обновления и патчи

Если используете свои сервера и софт, убедитесь, что все почтовые клиенты и серверы используют последние версии программного обеспечения с актуальными настройками безопасности.
Политика безопасности компании

Разработайте внутреннюю политику использования электронной почты, включая правила по созданию сильных паролей, использованию личных устройств, информацию о фишинге, рисках открытия неизвестных ссылок или писем а-ля от государственных организаций, примеры подозрительных писем. Основа безопасности организации — образованность и осведомлённость сотрудников. Заставьте выучить сотрудников эту политику, пройти тестирование.
Обучение сотрудников

Кроме политики, проводите регулярные тренинги по безопасности для сотрудников, обращая особое внимание на методы фишинга, новые угрозы. В случае взлома или критической ошибки одного из сотрудников обязательно рассмотрите эту ситуацию, подробно опишите случай для всех сотрудников компании.

Взлом корпоративной почты: как предотвратить и что делать, когда это произошло

Чтобы предотвратить взлом электронной почты или снизить опасность последствий, кроме регулярного обучения сотрудников, установки 2FA дополнительно стоит:

Настроить системы мониторинга для оценки необычной активности в почтовых ящиках. Это поможет в обнаружении слива учётных записей на ранних стадиях. Некоторые хостинги, включая Рег ру, уже содержат встроенную систему мониторинга входов. В таком случае достаточно прописать регламент на регулярную проверку входов, выходов, IP-адресов, назначить за это ответственного. В случае подозрительного входа можно быстро связаться с сотрудником, уточнить был ли это он, при необходимости заблокировать почтовый адрес.
Ограничить права доступа. Предоставляйте доступ только к необходимым ресурсам, исходя из роли сотрудника в компании. Если это менеджер, вряд ли ему нужен доступ к бухгалтерии, зарплатам, производственным регламентам или облачному хранилищу всей компании. Это минимизирует последствия в случае взлома, а кроме того — снизит риски слива важной информации в случае увольнения.

Если почту всё же взломали:

Немедленно измените пароль, заблокируйте почтовый ящик, настройте пересылку писем с него на другой адрес, а также заблокируйте доступ к сервисам, внутренним файлам для данного пользователя.
Сообщите об инциденте. Оповестите сотрудников, а также клиентов, партнёров, всех, кто есть в адресной книге взломанной почты.
Анализ инцидента. Проводите детальный анализ произошедшего, чтобы понять, какие меры принять для предотвращения повтора.

Защита корпоративной почты от спама

Спам — серьёзная проблема для всех пользователей, не только в бизнес-почте. Но волшебной таблетки — нет, полностью избавиться от спам-рассылок нереально. Есть лишь несколько рекомендаций, которые действительно эффективно снижают объём спама на почте.

Фильтры спама

Настройте фильтры спама на почтовых серверах и клиентах. Современные приложения могут распознавать и блокировать огромное число нежелательной почты, их базы фильтров ежедневно пополняются новыми подозрительными отправками. Кроме того, большинство провайдеров уже под капотом содержат нужные решения, достаточно их включить.

Например, в том же Рег ру есть свой сервис «Спам-ассасин» с накопленной базой подозрительных конструкций, слов, фраз. Достаточно поставить галочку «Включить». Крупные провайдеры типа Яндекс, Мейл также фильтруют входящие письма. Дополнительно вы можете самостоятельно в настройках аккаунта почты настроить список стоп-слов или фраз, при обнаружении которых письма улетят в спам-ящик.
Использование списков разрешённых отправителей

Если объём почтовой коммуникации небольшой, вы можете создать белые списки с разрешёнными доменами или E-mail адресами. Все, кто не входит в белый список, попадут в спам.
SPF, DKIM и DMARC

Грамотно настройте SPF, DKIM, DMARC для проверки подлинности отправляемых писем, а также защиты от подделки.
Капчи на сайте

Если у вас есть сайт, с которого летят спам-заявки, настройте на формах обратной связи капчу, чтобы заблокировать фродовый трафик.
Обучение сотрудников

Этот пункт, вероятно, будет в каждом вопросе безопасности. Проводите регулярное обучение по распознаванию спама и фишинга, чтобы сотрудники могли самостоятельно обнаруживать подозрительные письма.

Блокировка корпоративной почты

В некоторых случаях почта, а чаще домен почты, могут быть заблокированы на стороне вашего провайдера или на стороне провайдера-получателя.

Например, вы слали рассылки пользователям Mail, Gmail, Yandex. По каким-то причинам пользователи Мейла активно отмечали ваши письма как спам. Даже если вы не настраивали постмастер, Mail всё равно мониторит активность получателей. В один момент, без уведомления, Мейл блокирует ваш домен за плохую репутацию, а письма от вас не приходят ни в спам, ни во входящие.

Аналогичная ситуация может произойти на стороне вашего провайдера — он также может заблокировать вашу почту, в основном за подозрительное содержание писем.

Если ваша почта отвалилась:
1. Проверьте статус сервера. Убедитесь, что почтовый сервер работает, доступен, правильно настроен, DNS домена не слетели, записи MX, SPF, DKIM, DMARC — корректны. Это можно сделать через панель администратора у провайдера вашей почты, а также у регистратора вашего домена.
2. Почистите ящик. Одна из частых и, одновременно, тупых причин, на которую мало кто обращает внимание и бежит искать технические ошибки с ночным алармом для сисадминов — банальная переполненность ящика. У каждого почтового ящика, независимо от того, где он создан, есть лимит по числу писем или занимаемой памяти. Если ящик переполнен, новые письма не будут поступать, они также могут не создаваться, не отправляться. Решение простое — удалите ненужные сообщения или увеличьте лимит памяти.
3. Проверьте блокировку сервера. Убедитесь, что сервер не попал в чёрные списки — это может блокировать отправку или получение писем. Есть онлайн-сервисы, которые проверяют IP-адрес вашего почтового сервера или домен на наличие в чёрных списках, например, MXToolbox, Blacklist Check, MultiRBL.
4. Настройте Postmaster, если ещё этого не сделали. А если сделали — соберите статистику, проверьте вашу FBL-почту, возможно, там уже есть письмо с причиной блокировки.
5. Обратитесь в техническую поддержку. Если все вышеперечисленные шаги не помогли решить проблему, свяжитесь с провайдером своей почты, а также провайдерами получателей, подробно описав проблему. У вас запросят несколько писем, помогут их скачать, проверят заголовки писем. Это долго, но, как правило, эффективно. Иногда провайдер может просто по ошибке заблокировать ваш домен. Да, просто по приколу, без причины =)) Нас так заблочил Мейл на 6 месяцев, причём частично — разовые письма доходят, массовая рассылка — блокируется. Почти весь 2024 год мы решали эту проблему, а наши подписчики с Мейл-почтой не получали новостной дайджест.

Организация культуры корпоративной электронной почты в компании

Корпоративная почта может быть эффективным способом коммуникации как между сотрудниками, так между компанией и клиентами, но для этого должна быть культура деловой переписки, которую на корпоративном уровне нужно фиксировать правилами, регламентами, приказами.

Регламенты, приказы

Неописанное документально или на примерах общение по электронной почте может оказаться неформальным, оскорбительным, неуважительным, пустым, что часто приводит к недопониманиям, потере времени, а в случае оскорблений может довести до суда. Поэтому важно обеспечить наличие культуры деловой переписки в компании. Это можно сделать с помощью внутреннего документа, который фиксирует основные шаблоны, правила, работу ОКК, KPI, другие аспекты, регулирующие использование корпоративной почты. Регламенты, касающиеся использования электронной почты, должны в обязательном порядке включать разрешённые, запрещённые действия, их подробные примеры.
Правила использования корпоративной электронной почты

Важно установить чёткие правила, которые будут регулировать использование корпоративной почты. С одной стороны, может показаться, что это лишняя бюрократия всяких там «бумеров», «поколений-Z», каких-то госорганизаций. Однако введение правил необходимо как в целях безопасности, так в целях адекватного состояния почтовых ящиков. Рекомендации, которые вы можете учесть при подготовке своих установок:

Что запрещается или ограничивается при использовании корпоративной почты
- Использование корпоративной почты для личных нужд, кроме незначительных исключений, таких как уведомления о важных событиях. Это важно, чтобы избежать спама, утечки, потери сотрудником важной информации, экономии места в хранилище, быстрого поиска нужной переписки с клиентом.
- Пересылка конфиденциальной информации на личные почтовые ящики. Пересылать с корпоративной почты письма себе на личную — допустимо, но часто эта информация может содержать конфиденциальную информацию. Объяснить сотруднику все возможные примеры конфиденциальной информации, если у него критическое мышление далеко от сильных сторон, невозможно. Поэтому, разрешая пересылку рабочих писем на личные ящики, вы должны быть готовы к рискам утечки, потере информации, проблемам с коммуникацией.
- С точки зрения службы безопасности, пересылка служебной информации на личные почтовые аккаунты может быть крайне рискованной, и запрещается в большинстве компаний. Важно прописать обоснованные причины, по которым это допускается, например, получение необходимых файлов для удалённой работы в командировке.
- Подписка на сомнительные рассылки и регистрация в сервисах с использованием корпоративного адреса. Во избежание захламленности, заспамленности, слива почт спамерам рекомендуем запрещать подписываться, а также регистрироваться с корпоративной почты. В любой компании могут быть обязательные инструменты, например, Zoom, Figma — хорошим решением будет внести в регламент список разрешённых для регистрации сервисов, а также список общедоступных сервисов с общим логином и паролем. Подписка на рассылки с использованием корпоративного почтового ящика также должна быть строго ограничена, однако многим нужно быть в курсе событий своей профессии, например, маркетологу-директологу — в курсе обновлений Яндекс Директ или законов о рекламе, бухгалтеру — нововведений в налоговом учёте. В таких случаях сотрудники должны заранее уведомлять руководство о необходимости подписки на определенный сервис, получать разрешение.
Что регламентируется при использовании корпоративной почты
- Частота проверки корпоративной почты. В зависимости от объёма почтовой переписки определяется частота проверки почты. Например, не реже одного раза в час в рабочее время. Это помогает поддерживать высокую скорость реакции на запросы и задачи, как внутри рабочего контура, так за его пределами.
- Срок реакции (ответа) на E-mail письма. Срок ответа может варьироваться, например, от 15 до 30 минут. При этом, даже если сотрудник не может сразу решить вопрос, важно подтвердить получение письма, указать, когда можно ожидать ответа. Это убережет отправителя от лишних переживаний, прочли ли вообще его письмо, дошло ли оно, пора ли писать кому-то ещё или надо «разорвать» телефон.
- Приветствие, подпись отправителя. Хорошо оформленное приветствие и подпись в письме может создать позитивное впечатление о вас, вашей компании, а также удобство для получателя в плане быстрой связи с отправителем. Рекомендуется включать в подпись: краткое вежливое пожелание, имя, должность, компанию, контакты (телефон, мессенджер). Многие рекомендуют включать логотип, типа для узнаваемости. В целом, это работает, но зачастую доставляет кучу неудобств при коммуникации через почтовые клиенты. Если переписка подразумевает общение в одной ветке писем, во многих приложениях логотип в подписи при каждом ответе будет крепиться как вложение.

В случае длительного общения это может приводить к вот такой «сиське» картинок в переписке при каждой отправке письма в ветку, а ещё бесить получателя, потому что при каждом ответе придётся их удалять, чтобы не увеличивать количество однотипных картинок в хранилище, вес письма, а также не пересылать их обратно отправителю как 50 вложений. Кроме того, логотип в разных почтовых клиентах может отображаться по-разному — иметь другие размеры, пропорции, что, скорее, испортит впечатление.

Пример формально-неформального письма:

Добрый день, {Имя}! Благодарю вас за обращение.
Меня зовут Андрей, я из {Компания}. Вы оставляли заявку на нашем сайте по {вопросу}.

{тело письма и суть ответа}

Буду ожидать от вас обратной связи, хорошего дня!
-
С уважением,
Андрей Андреевич
Менеджер {Компания}
Тел / whatsapp: +7 (999) 123-45-67
E-mail: andreev.a.op@company.com

Является ли корпоративная почта персональными данными
Чтобы не нарушить законы о защите персональных данных, например GDPR, 152-ФЗ, важно понять, относится ли корпоративная почта к персональным данным. На практике считается, что адрес электронной почты может расцениваться как персональная информация, даже если он предоставлен компанией.

Собирая у сотрудников информацию для регистрации почтовых ящиков — их телефон, фото, ФИО — вы уже собираете персональные данные. Поэтому, во избежание рисков, разумно заранее получить их согласие. Это может быть оформлено в виде:
- Согласия на обработку персональных данных, которое должно быть подписано при оформлении на работу.
- Служебной записки, с указанием, что корпоративная почта будет использована только для служебных нужд.

Доверьте настройку корпоративной почты профи

Чтобы корпоративная почта была эффективна, нужны не только технические решения, но и чёткие регламенты, которым сотрудники должны следовать, как на уровне администрирования корпоративной почты, так на уровне коммуникации внутри компании или за её пределами.

Техническую часть вместе с куском административных задач — можно делегировать, заказав услугу по настройке, подготовке корпоративной почты, интеграции в почтовые клиенты. Но сформировать культуру безопасной, грамотной деловой переписки, подготовить правила использования почты, соблюсти законодательство в области защиты персональных данных — задача длительная и не менее важная, чем настройка отправки писем.

Автор статьи

Алексей Гамов

СЕО WebValley Studio

31.03.2025

Оставьте заявку, наш менеджер свяжется для уточнения деталей по объёму компании, чтобы подобрать оптимальное по функционалу и экономически обоснованное решение.

Оставить заявку

Понравилась статья?

Поделись материалом с другими в социальных сетях — сохрани статью себе для быстрого доступа, поддержи нашу студию!

Подпишись, чтобы быть в курсе!

Подпишись на наш новостной дайджест, чтобы первым получать анонсы новых статей, материалов или мероприятий. Без спама, только по факту =). Наши соцсети в конце сайта.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.

Смотрите также

Дизайн

Вёрстка макетов дизайна для сайта

Качественная верстка не просто переносит в браузер то, что нарисовал дизайнер, она также формирует основу успеха поискового продвижения вашего будущего сайта.

Дизайн

Вёрстка макетов дизайна для сайта

Дизайн

Вёрстка макетов дизайна для сайта

Корпоративная почта: как создать, настроить и администрировать электронную почту на домене сайта компании

Что такое корпоративная почта и чем она отличается от обычной

Можно ли создать корпоративную почту без домена

Плюсы корпоративной почты: зачем она нужна и стоит ли заморачиваться

Доверие к организации

Выглядит солиднее

Безопасность и конфиденциальность

Шифрование данных, когда письмо находится в пути

Шифрование данных на месте, когда письмо получено или отправлено

Антиспам и аутентификация (SPF, DKIM, DMARC)

Контроль доступов

Защита от вирусов

Общая фильтрация

Сканирование данных в письме

Сканирование ссылок в письме

Возможность настраивать корпоративную рассылку

Технические ограничения

Репутационные аспекты

Юридические риски﻿

Инструмент защиты компании

Признание электронной почты официальным каналом связи

Фиксация конкретных адресов электронной почты

Проблемы с мессенджерами и социальными сетями

Автоматизация бизнес-процессов

Автоответ от сотрудника в отпуске

Переадресация входящих писем при неправильном вводе почтового адреса

Автоматические ответы для частых запросов

Автоматическое создание заказа в CRM системе

Автоматические сценарии на основе содержимого письма

Автоматическая постановка задачи

Автоматизация работы корпоративного портала

Автоматизация обучения и адаптация новых сотрудников

Персонализация массовых рассылок

Где лучше делать корпоративную почту: сервисы, системы, серверы

Корпоративная почта на своём сервере

Корпоративная почта на хостинге

Корпоративная почта в облаке

VK Workspace — корпоративная почта от Mail ru

Корпоративная почта Яндекс 360 для бизнеса

Корпоративная почта Gmail от Google

Корпоративная почта Рамблер

Корпоративная почта на Reg ru

Beget корпоративная почта

Корпоративная почта 365 от Microsoft

Корпоративная почта Битрикс24

Корпоративная почта на Тильде

Итоги по выбору почтового сервиса

Сколько стоит корпоративная почта: цены и тарифы

Бесплатная корпоративная почта: есть ли сегодня

Почтовые клиенты для работы с корпоративной почтой

Корпоративная почта Outlook

Thunderbird: личная + корпоративная почта

Postbox (eM Client) — лучший клиент для Mac-оводов

Как создать корпоративную почту в организации

Создание корпоративной почты Mail, Yandex, подобных сервисах

Шаг 1. Регистрация аккаунта в Mail, Yandex, других сервисах

Шаг 2. Регистрация в VK Workspace, Yandex 360, других

Шаг 3. Настройка, подтверждение домена

Шаг 4. Настройка DNS, проверка, подтверждение домена

Шаг 5. Настройка MX, SPF, DKIM, DMARC записей

Шаг 6. Создаём ящики, раздаём доступы

Создание корпоративной почты на хостинге Reg Ru

Шаг 1. Добавляем домен в почту хостинга

Шаг 2. Добавляем MX, DKIM, SPF, DMARC записи

Шаг 3. Создаём ящики корпоративной почты

Настройка корпоративной почты

Имена корпоративной почты: как называть электронные ящики

Настройка Postmaster, FBL и аватара отправителя для корпоративной почты

Постмастер Mail Ru

Постмастер Google

Добавление подписи отправителя в корпоративной почте

Подпись Mail

Подпись на хостинге Reg ru

Вход в корпоративную почту, интеграция с почтовыми клиентами и CRM

Как войти в корпоративную почту через браузер

Как войти в корпоративную почту через почтовый клиент

Как узнать адреса IMAP, POP3, SMTP серверов корпоративной почты

Для хостингов

Для сервисов Mail, Gmail, Яндекс

Как войти в корпоративную почту из дома

Юридические риски